Bảng diễn biến dẫn chiếu một email nhưng thiếu tệp đính kèm. Người rà soát tìm được đúng tiêu đề trong mục lục nhưng vẫn phải nhờ người khác lấy tài liệu. Hỗ trợ tranh tụng cần loại bỏ việc tìm kiếm có thể tránh được này. Một báo cáo rà soát công khai của DOJ cho thấy ví dụ cụ thể về khoảng cách giữa lập danh mục hồ sơ và cung cấp hồ sơ cho người rà soát có quyền truy cập.
Những phát hiện từ cuộc rà soát của Bộ Tư pháp Hoa Kỳ (DOJ)
Báo cáo tháng 9 năm 2021 của Tổng Thanh tra DOJ xem xét quy trình xét xử hành vi sai phạm của FBI. Trong quy trình được rà soát, thông tin từ trang bìa tài liệu được nhập vào Sentinel còn tài liệu nguồn vẫn nằm trong hồ sơ giấy. Báo cáo mô tả chậm trễ truy xuất và gánh nặng hành chính của việc áp dụng một phần này.
Đây là kết luận trong quá khứ về quy trình được kiểm tra, không phải nhận định về hệ thống hiện tại của FBI. Với hãng luật, bài học hữu ích là kiểm thử đường đi từ một mục trong danh mục đến chứng cứ gốc.
Theo dõi một tham chiếu xuyên suốt toàn bộ quy trình
Chọn mục trong trình tự sự kiện, mở nguồn bằng quyền luật sư rà soát sẽ có. Nếu là email, xác nhận thư và tệp đính kèm được lưu theo chỉ dẫn thu thập đã phê duyệt. Nếu bản gốc là giấy, xác định người giữ và cách lấy.
Đây là phương pháp rà soát được đề xuất. Một thư mục trông đầy đủ không nên khiến nhóm kết luận việc thu thập đã hoàn tất. Tệp đính kèm chưa được xử lý hoặc ngày tài liệu chưa rõ phải nằm trong danh sách việc còn mở để luật sư quyết định cần thực hiện thêm những gì.
Sử dụng mô tả mà người rà soát khác có thể hiểu
Mục lục là thông tin làm việc chung. Tránh nhãn như “email quan trọng” hoặc “chứng cứ cuối cùng”. Mô tả tài liệu theo dữ kiện, liên kết với nguồn được lưu giữ.
| Câu hỏi | Những gì cần kiểm tra |
|---|---|
| Thông tin này đến từ đâu? | Người cung cấp hồ sơ, ngày nhận và vị trí lưu giữ nguồn. |
| Mục ghi nhận mô tả điều gì? | Tác giả, ngày và loại tài liệu khớp với tài liệu thực tế. |
| Người rà soát có mở được không? | Liên kết hoạt động khi người rà soát sử dụng quyền truy cập được cấp. |
| Còn thiếu gì? | Yêu cầu cụ thể được phân công theo dõi. |
Bảo đảm nhận diện được các bản dùng để làm việc. Tuân thủ chỉ dẫn của luật sư về bảo toàn và xử lý tài liệu khi đặt tên, sao chép hoặc sắp xếp.
Bàn giao câu hỏi cùng với tệp
Cung cấp cùng nhau bản diễn biến sự việc theo thời gian, mục lục tài liệu và các yêu cầu chưa giải quyết. Nếu các nguồn mâu thuẫn, hãy ghi nhận mâu thuẫn thay vì viết lại thành một câu chuyện trôi chảy duy nhất. Sự chưa chắc chắn đó có thể quan trọng đối với phân tích của luật sư.
Trước khi nộp hồ sơ hoặc phiên tòa, nhờ người rà soát chịu trách nhiệm kiểm thử vài tham chiếu chính. Sửa vấn đề truy cập khi còn thời gian tìm hỗ trợ. Bàn giao cần giúp phân biệt tài liệu đã thu thập với nội dung luật sư còn phải đánh giá, không hàm ý chuẩn bị hành chính quyết định giá trị chứng cứ.