Nhóm rà soát đã sẵn sàng nhưng kho tài liệu của một người lưu giữ chưa được gửi đến. Bảng theo dõi ghi “hoàn thành 80%” không giải thích được nhiều về hệ quả. Điều phối trao đổi chứng cứ cần cho luật sư biết còn thiếu gì, ai có thể lấy được và phần cung cấp tài liệu nào phụ thuộc vào đó. Cẩm nang này theo dõi công việc đến bước phát hành dưới sự chỉ đạo của luật sư.
Lập sơ đồ công việc và người phụ trách
Sửa đổi Quy tắc Tố tụng Dân sự Liên bang 16 và 26, cùng Quy tắc 16.1 mới, có hiệu lực ngày 1 tháng 12 năm 2025. Điều đó nhắc cần lập kế hoạch vụ việc từ quy tắc hiện hành và lệnh thực tế trong vụ án. Luật sư cần xác nhận yêu cầu áp dụng và thời hạn nhóm sử dụng.
Chia từng yêu cầu thành thu thập, xử lý, rà soát, quyết định, chuẩn bị cung cấp và bàn giao. Xác định người chịu trách nhiệm mỗi giai đoạn cùng thông tin họ cần từ giai đoạn trước. Tách quyết định của luật sư về tính liên quan, đặc quyền và phản đối khỏi cập nhật hành chính.
Sử dụng lịch đã được phê duyệt để quản lý các thời hạn chi phối. Bảng theo dõi có thể hiển thị các ngày này nhưng cũng cần ghi ai đã xác minh ngày và quy tắc, thỏa thuận tố tụng hoặc lệnh làm căn cứ.
| Hạng mục công việc | Trạng thái | Quyết định tiếp theo |
|---|---|---|
| Hồ sơ của người lưu giữ A | Sẵn sàng để rà soát | Chỉ định người rà soát |
| Hồ sơ của người lưu giữ B | Rà soát đặc quyền bảo mật pháp lý | Quyết định của luật sư |
| Kho lưu trữ của người lưu giữ C | Thu thập bị cản trở | Kế hoạch khôi phục CNTT |
| Bộ tài liệu cung cấp số 1 | Đang chờ phê duyệt | Luật sư cho phép phát hành |
Xác nhận chỉ dẫn cung cấp chứng cứ
Xác nhận chỉ dẫn cung cấp chứng cứ của luật sư trước khi chuẩn bị xuất. Ghi phạm vi, định dạng cần, gồm đánh số và che thông tin. Nhờ nhóm kỹ thuật kiểm thử mẫu theo yêu cầu. Nhật ký cung cấp cần liên kết nội dung bàn giao với hồ sơ đã rà soát.
Nếu một tệp chuyển đổi không thành công hoặc việc che thông tin chưa đầy đủ, ghi nhận ngoại lệ và xin chỉ dẫn. Giải thích tài liệu nào bị ảnh hưởng và đề xuất chỉnh sửa gì. Giữ đầu ra đã sửa sẵn sàng để rà soát trước khi nó thay thế bản phát hành.
Báo cáo ngoại lệ trước khi phát hành
Cung cấp cho luật sư bản cập nhật hỗ trợ việc ra quyết định. Xác định công việc thu thập hoặc rà soát còn lại và giải thích liệu nó có ảnh hưởng đến kế hoạch cung cấp tài liệu hay không. Một kho lưu trữ còn thiếu cần có người phụ trách truy xuất được nêu tên và cập nhật trạng thái thực tế; việc lặp lại “bộ phận CNTT đang xử lý” không cung cấp cho luật sư thông tin để hành động.
Lưu phiên bản bộ tài liệu cung cấp đã được phê duyệt và bằng chứng gửi. Xác nhận đúng người nhận và ghi mọi lần gửi thất bại. Nếu người nhận báo thiếu tệp, hãy liên kết yêu cầu đó với đúng đợt cung cấp tài liệu để nhóm điều tra chính xác bộ tài liệu đã gửi.