Bạn có thể nhớ rõ một cuộc trò chuyện trong khi điện thoại chỉ còn hiển thị vài tin nhắn cuối. Luật sư cần hồ sơ hiện có, bao gồm cả những phần khiến tình huống khó giải thích hơn. Bắt đầu từ yêu cầu thu thập tài liệu của luật sư. Bảo toàn những gì bạn đang giữ và ghi chú khi có nội dung bị thiếu hoặc khó truy xuất.
Ảnh chụp màn hình chỉ là điểm khởi đầu
Ảnh chụp màn hình có thể thiếu tệp đính kèm, thông tin người gửi hoặc trao đổi trước đó. Hỏi luật sư cần lưu cuộc trao đổi và khoảng thời gian nào, thống nhất cách lưu. Giữ nguyên tài khoản hoặc thiết bị khi tạo bản làm việc.
Nếu thao tác xuất tạo ra nhiều tệp, hãy mở chúng trước khi gửi. Xác nhận vẫn có thể ghép tài liệu đính kèm với tin nhắn đã gửi kèm chúng. Ghi nhận mọi lỗi hoặc khoảng thời gian còn thiếu. Sau đó luật sư có thể quyết định liệu có cần một phương pháp thu thập khác hay không.
Theo dõi từng yêu cầu một
Giả sử luật sư hỗ trợ một vụ việc gia đình tại California yêu cầu một nhóm hồ sơ tài chính cụ thể và các tin nhắn liên quan. Ghi lại chính xác những hồ sơ được yêu cầu. Sau đó xác định nguồn của từng hồ sơ: cổng thông tin ngân hàng, tài khoản email của chính bạn hoặc giấy tờ bạn đang giữ. Chỉ thu thập hồ sơ mà bạn có quyền truy cập. Hỏi luật sư trước khi tìm cách lấy thông tin từ tài khoản của người khác.
Ghi thu thập đơn giản gồm nguồn, giai đoạn, ngày lấy và hạn chế đã biết. Nếu có sao kê tháng 1, 3 nhưng thiếu tháng 2, thể hiện khoảng trống thay vì mô tả đầy đủ.
Lưu các phần cùng nhau
Khi lưu email, hãy lưu kèm các tệp đính kèm theo phương thức đã thống nhất với luật sư của bạn. Kiểm tra để bảo đảm vẫn có thể xem ngày gửi và thông tin người gửi. Đối với hồ sơ giấy, hãy quét cả hai mặt nếu cả hai mặt đều có thông tin. Lưu các bản sao rõ ràng, dễ đọc theo định dạng được yêu cầu.
- Giữ tên tệp gốc hoặc ghi tên đó trong ghi chú.
- Giữ tệp đính kèm liên kết với email hoặc tin nhắn.
- Đánh dấu bản quét không đọc được để thay thế.
- Ghi nhận lỗi xuất dữ liệu thay vì âm thầm bỏ mục đó.
Bàn giao bộ tài liệu cùng thông tin về các giới hạn
Sử dụng phương thức chuyển tài liệu do luật sư chỉ định, đặc biệt đối với hồ sơ tài chính và tin nhắn cá nhân. Kiểm tra người nhận có mở được tệp không. Gửi kèm ghi chú thu thập, bao gồm những phần còn thiếu. Hướng dẫn chuẩn bị xét xử của California Courts cũng nhấn mạnh rà soát hồ sơ và chuẩn bị chứng cứ; việc thu thập từ sớm cung cấp tài liệu để luật sư đánh giá.
Nếu sau đó xuất hiện hồ sơ khác, hãy gửi dưới dạng bổ sung được nhận diện rõ ràng. Nêu nguồn và giải thích liệu hồ sơ đó thay thế bản quét lỗi hay bổ sung thông tin mới. Giữ nguyên bộ tài liệu trước đó để luật sư có thể biết điều gì đã thay đổi. Quyết định về công bố và thu thập bổ sung vẫn thuộc về luật sư.