Hỏi hợp đồng đã ký thì nhận bản thảo. Hỏi gia hạn thì hai bảng tính ghi ngày khác nhau. Quản lý hợp đồng khó khi nhóm không xác định được đang có hồ sơ gì. Kiểm toán công khai của VA cho thấy danh mục có vẻ ngăn nắp vẫn có thể thiếu hợp đồng quan trọng.
Những phát hiện từ cuộc kiểm toán của Bộ Cựu chiến binh Hoa Kỳ (VA)
Đợt rà soát tháng 1 năm 2024 của GAO phát hiện Bộ Cựu chiến binh đã loại các hợp đồng dịch vụ y tế và xã hội khỏi một phần phân tích hợp đồng dịch vụ. Những hợp đồng đó chiếm phần lớn chi tiêu trong nhóm cần được chú trọng quản lý hơn. Việc hiểu sai hướng dẫn phân loại góp phần gây ra sự bỏ sót này.
Bài học cho bộ phận pháp chế doanh nghiệp liên quan đến mức độ bao quát: báo cáo có thể nhất quán nội bộ nhưng vẫn bỏ sót cả một nhóm công việc. Sau đó VA cung cấp các quy trình xử lý danh mục và thay đổi mã dịch vụ; GAO ghi nhận việc thực hiện tiếp theo này trong các bản cập nhật khuyến nghị.
Bắt đầu từ các hồ sơ ngoài thư mục của bộ phận pháp chế
Kho hợp đồng xây dựng từ hộp thư đến của bộ phận pháp lý chỉ phản ánh những gì đã được gửi đến bộ phận đó. Hãy đối chiếu với một hồ sơ kinh doanh độc lập, chẳng hạn danh sách nhà cung cấp đang hoạt động của bộ phận mua sắm. Hỏi người phụ trách nghiệp vụ nơi lưu các điều khoản đã ký và liệu các văn bản sau đó có sửa đổi chúng hay không.
Chọn mẫu nhỏ có thể điều tra kỹ. Gồm nhà cung cấp lâu năm, quan hệ mới tiếp nhận và hợp đồng nhiều sửa đổi. Đây là phép thử đề xuất, không phải phát hiện về danh mục của bạn. Mục đích là tìm cách tài liệu bị tách rời trước khi mở rộng sắp xếp lại.
Liên kết các tài liệu trước khi trích xuất ngày tháng
Hợp đồng khung có thể viện dẫn phụ lục, còn văn bản sửa đổi thay đổi điều khoản thông báo. Hãy giữ các mối liên hệ đó. Khi thiếu tài liệu hoặc chưa rõ hiệu lực, giao câu hỏi cho người phụ trách hợp đồng hoặc người rà soát pháp lý.
| Câu hỏi | Những gì cần ghi nhận |
|---|---|
| Chúng ta có tìm được hợp đồng đã ký không? | Vị trí nguồn, pháp nhân ký và mã định danh. |
| Điều gì thay đổi sau khi ký? | Các văn bản sửa đổi, phụ lục được liên kết và cách diễn giải đã được người rà soát xác nhận. |
| Hiện còn thiếu gì? | Yêu cầu tài liệu cụ thể và người theo dõi tiếp. |
| Ai sẽ sử dụng hồ sơ này? | Người phụ trách nghiệp vụ chịu trách nhiệm về việc gia hạn hoặc nghĩa vụ. |
Yêu cầu phần mềm chứng minh khả năng xử lý vấn đề của bạn
Sử dụng mẫu trong buổi trình diễn hệ thống quản lý vòng đời hợp đồng. Yêu cầu nhà cung cấp cho thấy văn bản sửa đổi thay đổi một ngày như thế nào mà không xóa hồ sơ gốc. Sau đó hỏi điều gì xảy ra khi thiếu tài liệu bắt buộc.
Ghi lại những công việc thủ công vẫn còn phải thực hiện. Lời nhắc tự động chỉ hữu ích khi ngày tháng đáng tin cậy và có người chịu trách nhiệm ra quyết định. Việc này tạo cơ sở cụ thể để nhóm pháp chế của bạn so sánh giữa nền tảng mới và phương án khắc phục kho lưu trữ hiện tại.
Thiết lập lịch cập nhật cho sổ theo dõi
Quy định cách chuyển một văn bản sửa đổi đã ký vào kho lưu trữ và ai kiểm tra các trường dữ liệu bị ảnh hưởng. Bổ sung cách thức để bộ phận Mua sắm hoặc Tài chính báo cáo một quan hệ còn thiếu trong sổ theo dõi. Lặp lại việc kiểm tra mẫu về phạm vi bao quát sau một thương vụ mua lại hoặc đợt chuyển đổi hệ thống.
Thước đo hữu ích là đồng nghiệp có tìm được các tài liệu áp dụng và giải thích được hành động tiếp theo hay không. Chỉ riêng số dòng lớn hơn không cho biết nhiều về điều đó.