Cách nhanh nhất để bắt đầu tài liệu thường là sao chép bản gần nhất. Nhưng đó cũng là cách điều khoản cũ, thông tin khách hàng khác hoặc thay đổi chưa được phê duyệt lọt vào vụ việc mới. Thư viện mẫu hợp đồng của hãng luật cần cung cấp tệp khởi đầu đáng tin cậy và đủ bối cảnh để mọi người chọn đúng. Cẩm nang này trình bày cách phát hành, ngừng sử dụng và duy trì các tệp đó trong khi luật sư vẫn kiểm soát việc soạn thảo.
Chuẩn bị thư viện
Tách tài liệu mẫu dùng làm tiền lệ của hãng luật khỏi biểu mẫu đã phê duyệt cho từng khách hàng và bản thảo vụ việc. Mỗi mẫu cần có mã ổn định, mục đích, người phụ trách, ngày sửa đổi và ghi chú phạm vi được phép sử dụng. Mô tả khi nào nhân viên phải xin chỉ dẫn từ luật sư giám sát. Tiêu đề như “NDA tiêu chuẩn” chưa đủ để phân biệt mẫu cho nhà cung cấp với thỏa thuận liên quan đến lao động.
- Giữ nội dung khách hàng có đặc quyền hoặc bí mật ngoài thư mục mẫu tiền lệ không hạn chế truy cập.
- Xác định các trường mà nhân viên có thể điền và các điều khoản cần luật sư chỉ dẫn.
- Ghi người có quyền phê duyệt thay đổi và nơi lưu tệp nguồn đã được phê duyệt.
Phát hành phiên bản đã phê duyệt
Tách tài liệu đang soạn thảo khỏi thư viện đã công bố. Sau khi luật sư được chỉ định phê duyệt sửa đổi, hãy công bố phiên bản mới và lưu trữ phiên bản trước. Cập nhật các liên kết dùng trong hướng dẫn mở hồ sơ vụ việc và quy trình tài liệu. Thư viện Biểu mẫu GSA là một ví dụ công khai về cách thể hiện mã biểu mẫu, ngày sửa đổi và nhãn biểu mẫu hết hiệu lực; không cần đưa nội dung chuyên môn của các biểu mẫu đó thành điều khoản riêng của hãng luật.
| Hạng mục phát hành | Câu hỏi cần giải quyết |
|---|---|
| Mục đích | Mẫu này được phê duyệt để dùng cho vụ việc hoặc giao dịch nào? |
| Phê duyệt | Luật sư nào đã phê duyệt đúng phiên bản này và phê duyệt khi nào? |
| Biến thể cho khách hàng | Có nội dung diễn đạt hoặc thông tin nào chỉ dành riêng cho một khách hàng cụ thể không? |
| Phiên bản trước | Những liên kết nào phải thay đổi và tệp đã ngừng sử dụng sẽ được lưu ở đâu? |
Thử phát hành tài liệu cho một vụ việc mới
Ví dụ minh họa: một công ty luật tại California cập nhật hợp đồng với nhà cung cấp đã được luật sư phê duyệt. Một trợ lý pháp lý mở hồ sơ vụ việc mới và tìm thấy tệp đính kèm email cũ. Thay vì chỉ so sánh các điều khoản, trợ lý pháp lý kiểm tra mã định danh trong kho tài liệu và hỏi luật sư giám sát phiên bản nào áp dụng cho khách hàng đó. Sau đó, người phụ trách kho tài liệu sửa liên kết lỗi thời trong hướng dẫn mở hồ sơ vụ việc. Hãy ghi nhận phát hiện này là vấn đề bảo trì tài liệu, không phải lý do để ghi đè hợp đồng đã ký của khách hàng.
Duy trì những tài liệu luật sư thực sự sử dụng
Chỉ định luật sư phụ trách từng mẫu tiền lệ và quản trị viên cập nhật tệp công bố. Thay đổi cần ghi chú ngắn ai dùng bản mới và từ khi nào. Nếu tệp cũ liên tục xuất hiện, tìm mẫu email, trang nội bộ hoặc danh sách mở vụ việc đang phân phối nó.
Định kỳ nhờ người không tham gia xây dựng thư viện tìm đúng tài liệu cho một tình huống khách hàng cụ thể. Quan sát chỗ họ do dự. Thiếu ghi chú cách sử dụng có thể gây trở ngại hơn thư mục thiếu gọn gàng. Lưu riêng các biến thể theo khách hàng và giữ lịch sử phê duyệt để người rà soát sau này biết chỉ dẫn nào đã áp dụng.