Luật sư hoàn tất bản đánh dấu sửa đổi, nhưng hợp đồng vẫn nằm chờ thêm một tuần. Khách hàng còn phải xác nhận thay đổi giá, còn người rà soát bảo mật đang chờ nhà cung cấp trả lời. Điều phối rà soát hợp đồng nghĩa là theo dõi các quyết định còn dang dở và đưa chúng đến đúng người có thể quyết định. Những câu hỏi này giúp hãng luật xác định điều gì đang cản trở bản thảo và cung cấp thông tin cập nhật hữu ích cho khách hàng.
Chúng ta nên hỏi khách hàng những gì trước khi gửi bản dự thảo để lấy ý kiến?
Hỏi khách hàng ai trả lời câu hỏi thương mại và cho phép quyết định cuối. Xác định rà soát chuyên môn cần cho thương vụ mua. Giao câu hỏi cụ thể: “Nhóm có chấp nhận ngày triển khai đề xuất không?” dễ trả lời hơn “Vui lòng rà soát”. Giữ phản hồi cùng bản thảo để luật sư dùng đúng chỉ dẫn khách hàng. Nếu hai đầu mối trả lời khác, nhờ người quyết định được chỉ định giải quyết.
Mọi người nên rà soát phiên bản nào?
Sử dụng phiên bản làm việc được nhận diện rõ và giữ nguyên tài liệu ban đầu nhận từ đối tác. Yêu cầu người đóng góp nhận xét trên phiên bản đó hoặc xác định phiên bản họ đã dùng. Lưu bản ghi ngắn về các nhận xét đã hợp nhất và vấn đề chưa giải quyết. Tên tệp ghi “bản cuối” không chứng minh chỉ dẫn mới nhất của khách hàng đã được đưa vào.
| Trường dữ liệu | Câu hỏi được trả lời |
|---|---|
| Vấn đề | Cần đưa ra quyết định gì? |
| Người phụ trách | Ai có quyền đưa ra quyết định đó? |
| Phiên bản | Văn bản và điều khoản nào đang được thảo luận? |
| Bàn giao | Ai cần câu trả lời để tiếp tục công việc? |
Nếu câu trả lời của một người rà soát làm thay đổi vấn đề khác thì sao?
Ví dụ minh họa: một khách hàng tại Texas đang mua hệ thống tính lương. Người rà soát bảo mật của khách hàng yêu cầu một biện pháp kiểm soát làm thay đổi giá triển khai của nhà cung cấp. Điều phối viên của công ty luật liên kết ý kiến về bảo mật với câu hỏi về giá, thu thập chỉ dẫn đã điều chỉnh của khách hàng và chuyển lại nội dung điều khoản tương ứng cho luật sư. Nếu chỉ đóng mục bảo mật thì chỉ dẫn về thương mại vẫn chưa được giải quyết. Bảng theo dõi cần thể hiện cả hai câu hỏi và mối liên hệ giữa chúng.
Im lặng có được coi là phê duyệt không?
Sử dụng phương thức phê duyệt đã thống nhất với khách hàng và luật sư giám sát. Ghi nội dung được phê duyệt, phiên bản liên quan và mọi điều kiện. Không xem sự im lặng trong chuỗi email là cho phép ký. Nếu đối tác thay đổi bản thảo sau đó, hãy đánh dấu thay đổi để xin chỉ dẫn mới thay vì tiếp tục dùng phê duyệt cũ.
Vì sao nên tách riêng các cuộc rà soát chuyên môn?
Nhóm bảo mật có thể đánh giá một biện pháp kiểm soát mà không quyết định khách hàng có nên chấp nhận tăng giá hay không. Bộ phận tài chính có thể xác nhận ngân sách mà không giải quyết điều khoản pháp lý. Giao người phụ trách riêng cho từng phản hồi và liên kết phản hồi với bản thảo đang rà soát. FAR 1.602-2 cung cấp ví dụ ở cấp liên bang về viên chức phụ trách hợp đồng tham khảo chuyên gia thuộc nhiều lĩnh vực. Với vụ việc của khách hàng tư nhân, chỉ dẫn nhận công việc xác định ai quyết định từng vấn đề.
Trước khi gửi bản ký, đối chiếu danh sách câu hỏi mở với các quyết định đó. Cập nhật cho khách hàng cần nêu câu hỏi còn tồn đọng và người cần trả lời.