Yêu cầu đến được đánh dấu khẩn cấp. Bản thảo ghi một công ty, đơn đặt hàng ghi công ty khác và không có bản mô tả công việc đính kèm. Trước khi luật sư rà soát điều khoản, có người phải tái dựng giao dịch. Quy trình tiếp nhận hợp đồng tốt phát hiện sớm những thiếu sót đó. Dùng danh sách này để cải thiện yêu cầu gửi vào pháp chế, rồi điều chỉnh theo câu hỏi nhóm thực sự cần trả lời.
Đánh dấu các mục khi chuẩn bị. Dấu chọn chỉ được giữ trên trang này.
Xác nhận yêu cầu sẵn sàng bắt đầu
Đối chiếu yêu cầu với bản thảo và tệp đính kèm. Chỉ hỏi thông tin cần chọn tuyến rà soát hoặc hiểu giao dịch. Nếu nhiều câu liên tục bị bỏ trống, thử xem người gửi bình thường có hiểu không. Giữ lần nộp đầu khi có sửa câu trả lời để lịch sử rõ ràng.
Chọn người phụ trách tiếp theo
Điều phối viên tiếp nhận cần áp dụng các câu hỏi phân luồng đã được phê duyệt và chuyển vấn đề chưa rõ lên người có thẩm quyền. Thông tin nghiệp vụ còn thiếu được chuyển lại cho người phụ trách bổ sung. Câu hỏi về điều khoản pháp lý được chuyển cho luật sư. Câu hỏi về bảo mật, quyền riêng tư, tài chính và bảo hiểm đi theo lộ trình rà soát đã được bộ phận thiết lập.
Kiểm thử bước bàn giao trước khi tự động hóa
Mở mọi tệp đính kèm. Kiểm tra tên các bên trong bản thảo có khớp hồ sơ tiếp nhận không và công việc đề xuất có được mô tả trong bản mô tả công việc không. Sau đó xem một số yêu cầu bị trả lại. Nếu nhân viên liên tục bỏ sót câu hỏi về dữ liệu, hãy sửa cách diễn đạt hoặc đưa ví dụ về thông tin cần cung cấp.
Trước khi tự động hóa định tuyến, thử yêu cầu thiếu tệp đính kèm và yêu cầu có người phụ trách kinh doanh đã nghỉ. Cả hai cần đến người có thể giải quyết. Đếm số lần phải trả yêu cầu và câu hỏi gây ra việc trả lại. Đó là cơ sở cụ thể để người phụ trách tiếp nhận cải thiện biểu mẫu.
Lưu mục đích kinh doanh cùng hợp đồng
Lưu đề nghị mua sắm ban đầu cùng hợp đồng đã ký và hồ sơ rà soát. Mục đích kinh doanh có thể giải thích vì sao hợp đồng có ngày giao hàng hoặc yêu cầu tại cơ sở khác thường. FAR 4.803 là một ví dụ công khai về lưu trữ hồ sơ, trong đó đề nghị mua sắm và hồ sơ lập kế hoạch được liệt kê là thành phần của hồ sơ hợp đồng liên bang. Tổ chức tư nhân của bạn cần áp dụng quy định lưu trữ đã được phê duyệt của riêng mình, với liên kết giữa đề nghị và hợp đồng cuối cùng.