Mỗi trường dữ liệu bổ sung đòi hỏi người trả lời làm thêm việc. Nó cũng tạo ra thông tin mà doanh nghiệp phải xử lý. Trước khi thêm một câu hỏi vào biểu mẫu kinh doanh, hãy xác định ai sẽ sử dụng câu trả lời và câu trả lời sẽ thay đổi điều gì. Chỉ riêng mong muốn phục vụ báo cáo nội bộ là lý do chưa thuyết phục để bắt khách hàng tìm kiếm thông tin họ không có.
Nhiệm vụ có kết thúc khi một người nộp hồ sơ không?
Mẫu thiết kế biểu mẫu phức tạp của U.S. Web Design System bao quát kỳ vọng, tiến độ và việc giữ hồ sơ đã gửi. Góc nhìn rộng hơn đó hữu ích cho biểu mẫu doanh nghiệp: nhiệm vụ không kết thúc khi một người nhấn Gửi. Họ cũng cần biết điều gì sẽ xảy ra tiếp theo.
Những thông tin nào nên có trên biểu mẫu?
Đối với một công ty quản lý bất động sản tại Maryland, biểu mẫu tiếp nhận nhà thầu có thể thu thập tên pháp lý của doanh nghiệp, đầu mối liên hệ dịch vụ và tham chiếu đến các tài liệu hỗ trợ bắt buộc. Xác định ai dùng từng câu trả lời và vì sao cần câu trả lời đó. Chuyển thông tin tài chính hoặc nhận dạng nhạy cảm qua quy trình an toàn đã được phê duyệt. Không thu thập thông tin đó trong một biểu mẫu chung chỉ vì nhóm khác có thể cần về sau. Biểu mẫu pháp lý và tư vấn về hiệu lực pháp lý của chúng đòi hỏi một vai trò chuyên biệt phù hợp.
Chúng ta quyết định có giữ một trường dữ liệu hay không như thế nào?
Viết câu hỏi bằng ngôn ngữ người trả lời sử dụng. Không đưa các nhãn của hệ thống nội bộ lên biểu mẫu hiển thị, trừ khi người dùng đã quen với chúng.
| Mục | Những gì cần ghi nhận |
|---|---|
| Tên doanh nghiệp | Yêu cầu tên mà nhóm tiếp nhận phải đối chiếu với hồ sơ. |
| Liên hệ | Xác định người có thể trả lời câu hỏi về hồ sơ nộp. |
| Nhóm dịch vụ | Sử dụng một số ít lựa chọn rõ ràng cùng lộ trình xử lý ngoại lệ phù hợp. |
| Tệp đính kèm | Giải thích các loại tài liệu bắt buộc và định dạng tệp được phép. |
| Xác nhận | Cung cấp mã tham chiếu và bước tiếp theo dự kiến. |
Cần xử lý thế nào khi câu trả lời không hợp lệ?
Thử bỏ trống trường bắt buộc, nhập tên doanh nghiệp dài, địa chỉ email không hợp lệ và tệp đính kèm không được hỗ trợ. Thông báo lỗi cần chỉ rõ vấn đề và cách sửa mà không xóa câu trả lời đã điền. Kiểm tra thao tác bằng bàn phím, nhãn và hiển thị trên thiết bị di động. Với biểu mẫu tài liệu, xác minh các trường có thể điền trong phần mềm dự kiến và vẫn sử dụng được khi lưu hoặc in.
Ai phụ trách bước tiếp theo sau khi nộp hồ sơ?
Theo dõi một lần gửi thử vào hàng đợi của nhóm tiếp nhận. Xác nhận rằng có người có thể nhận diện thông tin chưa đầy đủ và trả lại mà không làm mất yêu cầu ban đầu. Cung cấp cho người trả lời xác nhận tiếp nhận phù hợp và giải thích cách họ sẽ được thông báo về bước tiếp theo.
Sau khi triển khai, xem mẫu nhỏ hồ sơ bị trả và lượt bỏ dở. Nhiều người nhầm một trường có thể cần câu hỏi rõ hơn hoặc ví dụ bên cạnh. Loại câu hỏi nhóm tiếp nhận không sử dụng, theo yêu cầu doanh nghiệp đã phê duyệt. Phân công người duy trì biểu mẫu khi quy trình đổi, gồm chỉ dẫn định tuyến và xử lý dữ liệu. Biểu mẫu thu câu trả lời rõ vẫn cần người sẵn sàng xử lý.