Mọi tệp đều đã được chuyển đến, nhưng một số văn bản sửa đổi lại được gắn vào sai vụ việc. Số lượng nhập thành công sẽ bỏ sót vấn đề đó. Di chuyển dữ liệu của hãng luật đòi hỏi kiểm tra mối liên hệ giữa các hồ sơ cũng như bản thân các hồ sơ. Thống nhất những bước kiểm tra đó trước khi chuyển, khi nhóm vẫn có thể giải thích ý nghĩa của từng trường dữ liệu nguồn.
Đánh dấu các mục khi chuẩn bị. Dấu chọn chỉ được giữ trên trang này.
Trước chuyển giao: Xác định quan hệ giữa hồ sơ
Ví dụ minh họa: một công ty luật tại Pennsylvania đang chuyển hồ sơ vụ việc từ công cụ theo dõi cũ sang hệ thống quản lý hành nghề mới. Một khách hàng có nhiều vụ việc, mỗi vụ việc có các đầu mối liên hệ và thư mục tài liệu khác nhau. Người phụ trách chuyển đổi cần có sơ đồ các mối liên hệ này trước khi quyết định cách chuyển các trường dữ liệu.
Trong thời gian thử nghiệm: Đưa vào các hồ sơ khó xử lý
Một tệp trình diễn không có vấn đề là chưa đủ. Hãy chọn các hồ sơ được phép dùng để kiểm thử, bao gồm vụ việc đã đóng và đang xử lý, tên dài, trường dữ liệu bị thiếu, nhiều đầu mối liên hệ và tài liệu có các bản sửa đổi hoặc phiên bản liên kết. Sử dụng dữ liệu được bảo vệ phù hợp hoặc dữ liệu giả lập trong môi trường thử nghiệm theo chỉ dẫn của hãng luật.
Trước nghiệm thu: Đối chiếu ý nghĩa và quyền truy cập
Nhờ luật sư và nhân viên dùng hồ sơ kiểm tra mẫu đại diện. Họ có tìm đúng vụ việc, phân biệt tài liệu hiện hành và chỉ thấy thông tin vai trò được phép không? Báo cáo chạy thành công của nhà cung cấp chuyển dữ liệu là một căn cứ nghiệm thu, không phải toàn bộ quyết định.
Lưu hồ sơ đối chiếu, các ngoại lệ chưa giải quyết và việc nghiệm thu đúng thẩm quyền cùng nhau. Nếu nhóm thay đổi ánh xạ dữ liệu sau một lần kiểm thử không đạt, hãy lặp lại các bước kiểm tra liên quan trên kết quả đã sửa. Không dùng mẫu đã sửa để thay cho việc kiểm thử lần chuyển dữ liệu cuối cùng.
| Kiểm tra | Điều có thể được phát hiện |
|---|---|
| Số lượng | Hồ sơ bị thiếu hoặc trùng lặp ngoài dự kiến. |
| Mối liên hệ | Tài liệu hoặc đầu mối liên hệ gắn với sai vụ việc. |
| Sử dụng | Hồ sơ nhập được nhưng vai trò dự kiến sử dụng không thể tìm hoặc dùng. |
Sau chuyển giao: Lưu giữ hồ sơ bàn giao
Báo cáo theo dõi của GAO về hiện đại hóa IRS tách việc di chuyển thông tin khỏi việc ngừng sử dụng hệ thống cũ. Hãng luật cũng nên đưa ra hai quyết định đó riêng biệt. Xác nhận ai có thể truy cập nguồn trong quá trình đối soát, điều gì xảy ra với hồ sơ lịch sử và thời điểm được phép ngừng sử dụng hệ thống.
Duy trì kế hoạch khôi phục và thông tin tham chiếu nguồn gốc trong thời gian quy trình đã phê duyệt yêu cầu. Xác định người phụ trách các yêu cầu chỉnh sửa về sau. Hãng luật cần giải thích được hồ sơ mới xuất phát từ đâu và cách điều tra sai lệch sau khi nhóm di chuyển dữ liệu kết thúc công việc.