Hội đồng đã xem báo cáo hoạt động. Giờ đây hội đồng cần quyết định có cấp kinh phí cho giai đoạn tiếp theo hay không. Bài thuyết trình cho cuộc họp đó cần sớm làm rõ cam kết được đề xuất, sau đó trình bày cơ sở của đề xuất. Khi biên soạn bài thuyết trình, mỗi slide cần có lý do để xuất hiện. Thông tin bối cảnh nên đặt ở nơi người đọc tìm được mà không làm gián đoạn lập luận.
Bản giao việc: Một quyết định, một nhóm người xem
Đối với một tổ chức phi lợi nhuận tại California đang xin hội đồng quản trị phê duyệt chương trình mới, hãy xác định quyết định cần xin, chi phí đề xuất, hoạt động dự kiến và các giả định chưa được làm rõ. Tách thông tin mà hội đồng quản trị cần ngay lúc này khỏi thông tin nền nên đưa vào phụ lục. Viết một câu nêu mục đích của từng trang chiếu. Nếu hai trang chiếu cùng truyền đạt một ý, hãy gộp chúng hoặc giao cho mỗi trang một vai trò riêng. Tác giả vẫn chịu trách nhiệm phê duyệt các thông tin thực tế và nội dung chuyên môn.
Sắp xếp chứng cứ theo trình tự dễ đọc
Bộ slide phục vụ ra quyết định cần giúp người xem hiểu vì sao bằng chứng dẫn đến đề xuất đó. Ví dụ dưới đây là một cấu trúc gợi ý, không phải mô tả về một công việc đã thực hiện cho khách hàng.
Sử dụng chữ dễ đọc và tránh bảng dày đặc chỉ xem được trên màn hình lớn của tác giả. Thay ảnh chụp bảng tính bằng biểu đồ hoặc bảng nhỏ chứa các giá trị liên quan. Gắn nhãn dữ liệu rõ ràng và giữ tham chiếu nguồn. Kiểm tra độ tương phản, thứ tự đọc và mô tả có ý nghĩa cho hình ảnh. Không chỉ dựa vào màu sắc để phân biệt lựa chọn. Nếu bộ slide phải được đọc độc lập sau cuộc họp, hãy bổ sung bối cảnh người đọc cần khi không có người thuyết trình.
| Mục | Những gì cần ghi nhận |
|---|---|
| Quyết định | Phê duyệt thử nghiệm xác định rõ và giới hạn chi tiêu. |
| Nhu cầu | Mô tả vấn đề của đối tượng hướng đến bằng chứng cứ đã được phê duyệt. |
| Đề xuất | Giải thích các hoạt động, trách nhiệm phụ trách và thời gian. |
| Các yếu tố phải đánh đổi | Thể hiện phương án thay thế, hạn chế và giả định. |
| Hồ sơ phê duyệt | Nêu chính xác quyết định và các điều kiện cần ghi nhận. |
Rà soát các tệp người xem sẽ nhận
Rà soát bản trình chiếu, tệp chỉnh sửa và mọi bản PDF xuất ra. Xác nhận liên kết hoạt động, phông chữ hiển thị đúng và ghi chú thuyết trình không chứa bình luận nội bộ ngoài ý muốn. Nhờ đồng nghiệp xác định quyết định đang được đề nghị sau khi đọc nhanh. Nếu họ không xác định được, hãy làm rõ phần mở đầu và yêu cầu cuối. Bàn giao cùng nhau tệp có thể chỉnh sửa, tài nguyên nguồn đã phê duyệt và bản xuất cuối để lần cập nhật sau không phải bắt đầu từ bản đã làm phẳng.
Tài nguyên về trình bày của GSA, được cập nhật tháng 7 năm 2026, cung cấp hướng dẫn soạn thảo và kiểm thử trong Microsoft PowerPoint. Tài nguyên này coi khả năng tiếp cận là một phần của việc sản xuất tệp. Đó là tiêu chuẩn sản xuất hữu ích ngay cả khi doanh nghiệp tư nhân không chịu cùng các yêu cầu liên bang.