Khách hàng phát hiện tên bị viết sai sau khi nhận được lời mời ký. Việc sửa có thể đơn giản, nhưng gửi bản thay thế mà không theo dõi phiên bản sẽ khiến người nhận không rõ được phép ký bản nào. Cẩm nang điều phối ký kết này giúp hãng luật xử lý thay đổi, đồng thời bảo đảm có sự phê duyệt của luật sư và hồ sơ đầy đủ về tài liệu nhận lại.
Chuẩn bị hồ sơ ký kết
Lấy danh sách ký đã được luật sư phê duyệt và xác định chính xác phiên bản của từng tài liệu. Ghi người ký và tư cách họ sử dụng để ký. Giải quyết mọi điểm không khớp giữa phần chữ ký và chỉ dẫn trước khi chuẩn bị bộ tài liệu.
Với ký điện tử, lịch sử trên nền tảng có thể giúp liên kết tài liệu với các sự kiện trong giao dịch. Ví dụ, Adobe Acrobat Sign cung cấp báo cáo kiểm tra có thể tải xuống. Xác nhận nền tảng đã chọn cung cấp bằng chứng hoàn tất nào và cách hãng luật sẽ lưu cùng hồ sơ đã ký. Luật sư xác nhận liệu phương thức ký đã chọn có đáp ứng yêu cầu của tài liệu hay không.
Sắp xếp trình tự người tham gia và tài liệu
Xác nhận phê duyệt hoặc chữ ký nào phải có trước, tài liệu nào có thể chuyển cùng. Kiểm tra sự sẵn sàng và thời gian luật sư chịu trách nhiệm xác lập. Cho người ký biết cách đặt câu hỏi, có cần chờ nhân chứng hoặc công chứng viên không và cách gửi trả bộ hoàn chỉnh. Không suy ra yêu cầu ký từ vụ việc tương tự trước.
| Hồ sơ | Người xác nhận |
|---|---|
| Phiên bản để ký kết | Luật sư phụ trách hoặc người phụ trách tài liệu có thẩm quyền. |
| Người ký và tư cách ký | Quy trình phê duyệt khách hàng và chỉ dẫn luật sư. |
| Phương thức và thủ tục hình thức | Chuyên gia hoặc bên nhận phù hợp. |
| Trình tự phát hành | Luật sư chỉ đạo giao dịch. |
| Địa điểm hoàn trả | Người được chỉ định duy trì hồ sơ ký kết. |
Xử lý ngoại lệ mà không tạo thêm một bản dự thảo đang có hiệu lực sử dụng
Trong ví dụ, một hãng luật California điều phối tài liệu dàn xếp đã phê duyệt của khách hàng cá nhân. Người ký nhận ra tên không khớp trước khi ký. Điều phối viên tạm dừng tài liệu bị ảnh hưởng, ghi câu hỏi và chuyển lại luật sư chịu trách nhiệm, không tự sửa bản ký. Khi bản sửa được phê duyệt, lời mời hoặc bộ cũ được thu hồi theo quy trình thống nhất.
Ghi quyết định và thông báo cho người liên quan phiên bản nào được áp dụng. Âm thầm gửi email bản thay thế có thể khiến hai phiên bản cùng lưu hành.
Đối chiếu bộ tài liệu đã ký
Đối chiếu tài liệu nhận lại với danh sách ký đã phê duyệt. Kiểm tra chữ ký, trang và tệp đính kèm, không sửa nội dung đã ký. Chuyển sai lệch cho luật sư, ghi chỉ dẫn nhận được. Lưu bằng chứng hoàn tất cùng hồ sơ đã ký, ghi nơi giữ bản gốc giấy.
Hướng dẫn khách hàng cách truy cập các bản tài liệu của họ. Nếu luật sư giao thêm công việc hành chính, hãy nêu người phụ trách và thời gian thực hiện. Bộ tài liệu nhận lại chưa đầy đủ phải được ghi rõ để thành viên khác không nhầm đó là toàn bộ hồ sơ hoàn tất giao dịch.