Hợp đồng đã ký nhưng bản tải xuống lại thiếu phụ lục được dẫn chiếu. Công việc ký kết vẫn cần được xử lý tiếp. Thu thập văn bản đã ký là bước đối soát cuối cùng của hãng luật: kiểm tra tài liệu nhận lại so với nội dung luật sư đã phê duyệt và cung cấp cho khách hàng bộ hồ sơ có thể truy xuất về sau.
Hợp đồng đã ký vẫn thiếu một phụ lục
Ví dụ minh họa: một công ty luật tại Nevada điều phối việc ký điện tử cho khách hàng doanh nghiệp và tải xuống hợp đồng chính. Tài liệu dẫn chiếu đến một phụ lục đã được gửi riêng trong quá trình rà soát. Điều phối viên của công ty luật kiểm tra bộ tài liệu ký kết đã được phê duyệt, thu thập đúng phụ lục và chuyển bộ tài liệu đầy đủ để xác nhận. Mục hồ sơ trong kho lưu trữ vẫn ở trạng thái chưa đầy đủ cho đến khi luật sư phụ trách giải quyết sự khác biệt.
Đối chiếu với danh sách ký
Bắt đầu từ danh sách tài liệu và người ký bắt buộc đã được phê duyệt. Xác nhận mục nào đã hoàn tất, mục nào còn thiếu và mục nào đã được thay thế. Kiểm tra để bảo đảm các tài liệu đính kèm và phụ lục được nêu trong văn bản đã ký đều có trong bộ hồ sơ lưu giữ.
Không ghép các trang chữ ký với một bản dự thảo khác khi chưa có ủy quyền rõ ràng của luật sư chịu trách nhiệm hoặc người phụ trách tài liệu. Nếu phải tập hợp các bản đối ứng, hãy tuân theo chỉ dẫn đã được phê duyệt và lưu giữ các hồ sơ thành phần.
Tạo mục hồ sơ văn bản đã ký kết
Sử dụng mã hợp đồng hoặc vụ việc ổn định và ghi nhận các bên, ngày ký được người rà soát phụ trách xác nhận, người phụ trách và vị trí lưu trữ. Liên kết chứng nhận hoàn tất hoặc bằng chứng giao nhận liên quan với cùng mục hồ sơ. Ghi rõ nơi giữ các bản gốc giấy.
| Kiểm tra | Hồ sơ cần lưu |
|---|---|
| Mức độ đầy đủ | Tài liệu đã ký và mọi tài liệu đính kèm bắt buộc |
| Phiên bản | Tham chiếu phiên bản ký đã phê duyệt |
| Bằng chứng | Chứng nhận hoàn tất hoặc hồ sơ khác đã thống nhất |
| Bản gốc | Người lưu giữ bản giấy và địa điểm khi có liên quan |
| Bàn giao | Chủ doanh nghiệp và trách nhiệm theo dõi |
Liên kết hồ sơ với các bước tiếp theo
Thông báo cho người phụ trách nghiệp vụ nơi lưu các tài liệu cuối cùng và xác định mọi việc bàn giao hành chính mà luật sư yêu cầu. Ngày gia hạn, nghĩa vụ báo cáo hoặc bước nộp hồ sơ cần được chuyển đến người phụ trách đã phân công qua quy trình có ghi nhận. Bản thân việc thu thập không được biến thành việc diễn giải nghĩa vụ hợp đồng chưa qua rà soát. Đóng nhiệm vụ khi đã xác nhận bộ hồ sơ đầy đủ và việc bàn giao.
Lưu bằng chứng giao dịch
Các nền tảng ký điện tử có thể lưu lịch sử giao dịch tách biệt với hợp đồng đã hoàn tất. Ví dụ, Adobe Acrobat Sign cung cấp báo cáo kiểm tra có thể tải xuống. Kiểm tra những hồ sơ mà nền tảng đã chọn cung cấp và lưu bằng chứng theo yêu cầu trong hướng dẫn của hãng luật cùng tài liệu đã ký tương ứng.
Không chỉ dựa vào một liên kết tải xuống tạm thời hoặc hộp thư của người gửi ban đầu làm cách duy nhất để truy cập hồ sơ. Xác nhận rằng một đồng nghiệp khác có quyền có thể truy xuất hồ sơ từ tệp vụ việc. Đây là bước kiểm tra hoàn tất thiết thực mà nhóm có thể lặp lại trước khi đóng từng nhiệm vụ tổ chức ký.