Chỉ một trường ký đặt sai cũng có thể khiến hợp đồng đã được phê duyệt đầy đủ phải quay lại để sửa. Quản trị chữ ký điện tử là công việc chuẩn bị giúp lời mời ký khớp với chỉ dẫn thực tế. Dùng danh sách kiểm tra này sau khi người phụ trách tài liệu phê duyệt phiên bản, người ký và phương thức ký kết.
Đánh dấu các mục khi chuẩn bị. Dấu chọn chỉ được giữ trên trang này.
Chuẩn bị bộ tài liệu ký điện tử từ phiên bản đã được phê duyệt
Xác nhận tài liệu là bản cuối để ký và có đủ chứng cứ đính kèm. Thêm người nhận từ thông tin liên hệ đã xác minh, gán đúng vai trò ký. Đặt trường không che chữ hoặc khiến người ký thay sai pháp nhân.
Kiểm thử trải nghiệm trước khi phát hành
Xem trước tài liệu theo cách từng người nhận sẽ thấy. Chú ý các trường gần ngắt trang và tài liệu đính kèm người ký phải rà soát. Nếu một người nhận có nhiều vai trò, hãy xác nhận việc giao trường nhập liệu khớp chỉ dẫn đã phê duyệt. Bộ tài liệu ký dùng để kiểm thử cần sử dụng tài liệu thử nghiệm đã được phê duyệt, không dùng hợp đồng thực tế.
| Kiểm tra | Bằng chứng |
|---|---|
| Tài liệu | Phiên bản đã phê duyệt kèm tất cả tệp đính kèm |
| Người nhận | Địa chỉ đã xác minh và vai trò được ủy quyền |
| Các trường dữ liệu | Đúng chữ ký, ngày tháng và thông tin bắt buộc |
| Xác thực | Cài đặt khớp với chỉ dẫn đã phê duyệt |
| Lưu trữ | Hồ sơ và chứng nhận hoàn tất được lưu cùng nhau |
Xem việc sửa đổi là một bước mới cần kiểm soát
Nếu tài liệu thay đổi sau khi gửi, tuân theo quy trình hủy hoặc chỉnh sửa đã được nền tảng phê duyệt và xin lại chỉ dẫn khi cần. Tránh tạo nhiều phiên bản đang có hiệu lực sử dụng mà không có chỉ dẫn rõ ràng. Sau khi hoàn tất, tải xuống và kiểm tra hồ sơ đã ký cùng bằng chứng hoàn tất, rồi liên kết chúng với hợp đồng hoặc vụ việc tương ứng.
Lưu giữ bằng chứng ký kết
Lưu tài liệu đã ký cùng bằng chứng giao dịch. Adobe Acrobat Sign cho phép tải báo cáo kiểm toán từ hồ sơ hợp đồng; các nền tảng khác có hồ sơ hoàn tất và cài đặt riêng. Hãy xác minh hệ thống đã chọn cung cấp những gì trước lần ký thực tế đầu tiên.
Ghi mã định danh hợp đồng trong kho lưu trữ để đối chiếu bản PDF được lưu với hồ sơ trên nền tảng. Kiểm tra đồng nghiệp có thẩm quyền có thể truy xuất bằng chứng nếu người gửi ban đầu rời công ty. Tuân thủ quy định lưu trữ và truy cập của tổ chức khi lưu những tài liệu đó.