Hồ sơ hộ tịch cấp tiểu bang và tài liệu liên bang có thể phục vụ cùng yêu cầu cá nhân nhưng theo lộ trình xác thực khác nhau. Gửi chung có thể gây chậm trễ tránh được. Trước hết xác định cơ quan cấp từng hồ sơ, rồi đối chiếu chỉ dẫn văn phòng liên quan với yêu cầu bên nhận.
Xác định những gì bạn thực sự có
Ghi lại tên tài liệu, cơ quan cấp và tên hoặc chức vụ của người có thẩm quyền đã ký hoặc chứng nhận tài liệu. Ghi rõ bạn đang giữ bản gốc, bản sao có chứng nhận hay bản quét thông thường. Phân biệt rõ các mô tả này. Một tệp có tên “giấy khai sinh” không cho điều phối viên biết chữ ký của người có thẩm quyền nào xuất hiện trên giấy tờ đó.
Yêu cầu bên nhận cung cấp yêu cầu bằng văn bản và mục đích dùng. Nếu cần bản dịch, bản sao mới hoặc bước bổ sung, ghi nhận trước khi đặt dịch vụ.
So sánh lộ trình trước khi chi tiền
USA.gov phân biệt tài liệu do tiểu bang cấp với tài liệu liên bang trong hướng dẫn chứng thực. Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ công bố yêu cầu nộp hồ sơ riêng. Hãy bắt đầu bằng cơ quan cấp, rồi xác nhận hướng dẫn hiện hành cho loại hồ sơ cụ thể.
| Hồ sơ của bạn | Những gì cần kiểm tra tiếp theo |
|---|---|
| Hồ sơ cấp tiểu bang hoặc quận | Quy định của cơ quan tiểu bang phù hợp đối với chữ ký trên tài liệu được cấp. |
| Hồ sơ liên bang | Hướng dẫn chứng thực liên bang dành cho loại hồ sơ đó. |
| Tài liệu cá nhân đã được công chứng | Yêu cầu công chứng và yêu cầu của bên tiếp nhận đối với mục đích sử dụng dự kiến. |
| Bản sao chụp hoặc bản quét | Liệu quy trình có yêu cầu bản gốc hoặc bản có chứng nhận hay không. |
| Chỉ dẫn chưa rõ | Làm rõ với bên nhận hoặc cố vấn đủ năng lực trước khi nộp. |
Hai hồ sơ cá nhân, hai lộ trình riêng
Một cư dân California thu thập giấy tờ hộ tịch cấp tiểu bang và một tài liệu liên bang để gửi cho tổ chức tiếp nhận bên ngoài Hoa Kỳ. Cả hai phục vụ cùng một yêu cầu cá nhân nhưng do các cơ quan khác nhau cấp. Điều phối viên theo dõi riêng lộ trình xử lý của từng tài liệu và xác nhận từng quy trình chính thức. Không gửi các tài liệu cùng nhau chỉ vì người yêu cầu muốn nhận một bộ hồ sơ hoàn chỉnh duy nhất.
Ví dụ chuẩn bị hồ sơ tại Hoa Kỳ này không mô tả yêu cầu của quốc gia khác. Các yêu cầu đó phải được xác nhận với bên nhận thực tế.
Theo dõi từng bản gốc trong suốt quy trình
Ghi cơ quan tiếp nhận và cách hoàn trả cho từng bản gốc. Kiểm tra biểu mẫu và chỉ dẫn thanh toán hiện hành trước khi gửi. Giữ bản tham khảo an toàn để có thể mô tả tài liệu mà không phải liên tục cầm hoặc chuyển bản gốc.
Khi nhận lại bộ hồ sơ, hãy đối chiếu từng giấy chứng nhận với giấy tờ tương ứng. Kiểm tra xem có thiếu trang hay không và lưu các văn bản trao đổi với cơ quan xử lý. Nếu một giấy tờ bị trả lại mà chưa được xử lý, hãy lưu lý do và khắc phục trước khi nộp lại. Việc xác thực xác nhận nguồn gốc của chữ ký hoặc con dấu; hãy hỏi bên tiếp nhận hoặc chuyên gia tư vấn phù hợp về bất kỳ yêu cầu nào còn lại đối với việc sử dụng tài liệu.