Lời nhắc gia hạn đến nhưng nhân viên xử lý năm trước đã nghỉ. Không ai biết pháp nhân nào đã đăng ký, biên nhận lưu ở đâu hoặc thay đổi địa điểm có ảnh hưởng không. Quản lý tuân thủ cần hồ sơ về cách thực hiện công việc giữa các lời nhắc lịch. Sử dụng cẩm nang này sau khi cố vấn xác định yêu cầu áp dụng.
Tạo hồ sơ cho hoạt động kinh doanh thực tế
Tạo một mục riêng cho từng yêu cầu đã được xác nhận, gắn với pháp nhân và địa điểm có liên quan. Ghi nhận nguồn của chỉ dẫn và ai có thể trả lời câu hỏi về việc áp dụng. Một nhãn rộng như “giấy phép kinh doanh ô tô” sẽ khiến điều phối viên tiếp theo khó sử dụng.
California DMV có các nhóm cấp phép nghề nghiệp riêng cho sản xuất, phân phối và bán xe. Kinh nghiệm trước đây của Jonathan tại Fisker giúp chúng tôi chú ý các khác biệt vận hành đó. Cần xác nhận nhóm áp dụng doanh nghiệp; công việc hành chính sau đó theo đúng chỉ dẫn cụ thể.
- Xác định pháp nhân và địa điểm hoạt động.
- Ghi yêu cầu đã xác nhận và nguồn của yêu cầu.
- Phân biệt thời hạn bên ngoài với các ngày chuẩn bị nội bộ.
- Giao câu hỏi chưa được giải đáp cho người có thể xử lý.
Lập kế hoạch ngược từ thời điểm nộp hồ sơ
Hỏi điều gì cần sẵn sàng trước khi rà soát bộ hồ sơ. Gia hạn có thể phụ thuộc thông tin doanh nghiệp mới, phê duyệt thanh toán hoặc tài liệu bộ phận khác giữ. Yêu cầu đủ sớm để có thời gian sửa.
Xem yêu cầu KYC của ngân hàng là một công việc riêng. Sổ đăng ký pháp nhân có thể cung cấp hồ sơ bổ trợ nhưng chỉ dẫn của ngân hàng quyết định người rà soát của ngân hàng đã yêu cầu những gì. Lưu cùng nhau tài liệu được yêu cầu, phản hồi được phép cung cấp và hồ sơ giao nhận. Sử dụng kênh bảo mật đã được phê duyệt cho tài liệu nhạy cảm.
Kiểm tra điều lời nhắc bỏ sót
Xem ví dụ minh họa: một doanh nghiệp California bổ sung địa điểm thứ hai nhưng bảng tính gia hạn chỉ có địa chỉ đầu tiên. Lời nhắc vẫn hoạt động đúng. Vấn đề là không ai đưa địa điểm mới vào phạm vi rà soát.
Hỏi cố vấn chịu trách nhiệm việc đổi hoạt động, địa chỉ hoặc pháp nhân có ảnh hưởng yêu cầu không. Ghi chỉ dẫn đã xác nhận, phân công theo dõi hành chính. Hệ thống nhắc việc không thể phát hiện thay đổi hoạt động chưa ai nhập.
| Trường dữ liệu | Những gì người tiếp nhận công việc cần |
|---|---|
| Mục chưa được giải quyết | Tài liệu cụ thể còn thiếu hoặc chỉ dẫn mâu thuẫn. |
| Người chịu trách nhiệm | Ai có thể thu thập thông tin hoặc xác nhận câu trả lời. |
| Tác động đến công việc | Hoạt động rà soát hoặc nộp hồ sơ nào đang chờ. |
| Theo dõi tiếp | Yêu cầu đã gửi và ngày liên hệ tiếp theo. |
Lưu phản hồi cùng yêu cầu tương ứng
Lưu hồ sơ nộp đã phê duyệt và biên nhận hiện có. Khi cơ quan hoặc tổ chức phản hồi, ghi rõ phản hồi đó xác nhận điều gì. Bộ hồ sơ gửi đi để xem xét vẫn có thể cần chỉnh sửa. Tiếp tục giao người theo dõi cho đến khi người rà soát phụ trách xác nhận trạng thái phù hợp.
Trước chu kỳ sau, kiểm tra đầu mối và chỉ dẫn có đổi không. Để người không xử lý lần nộp năm trước vẫn dùng được hồ sơ. Đây là phép thử thực tế xem quy trình vượt qua thay đổi nhân sự hoặc tháng bận bất ngờ được không.