Một nhóm tính mỗi email là một yêu cầu. Nhóm khác tính cả vụ việc là một yêu cầu. Khi cộng các số liệu này, bảng theo dõi vận hành pháp lý sẽ trông chính xác dù đang mô tả hai đối tượng khác nhau. Hãy thống nhất định nghĩa trước khi chọn biểu đồ. Người trình bày số liệu cần giải thích được số liệu bao gồm những gì và vì sao nó quan trọng với quyết định đang xem xét.
Bắt đầu từ một câu hỏi của lãnh đạo pháp lý
Ví dụ minh họa: bộ phận Pháp chế của một công ty tại New Jersey muốn hiểu vì sao các yêu cầu thương mại vẫn chưa được đóng. Biểu đồ tổng số hạng mục chưa đóng không thể phân biệt những yêu cầu đang chờ rà soát pháp lý với những yêu cầu đang chờ chỉ dẫn từ phía kinh doanh. Hãy thống nhất định nghĩa các trạng thái liên quan và những người chịu trách nhiệm ghi nhận thay đổi. Sau đó, xác định báo cáo phục vụ cuộc trao đổi hằng tuần về khối lượng công việc, việc đánh giá dịch vụ hay một quyết định đầu tư có phạm vi rộng hơn. Mỗi mục đích có thể cần một cách trình bày khác nhau.
Liên kết các chỉ số với nguồn dữ liệu
Giữ định nghĩa ngắn cho mỗi chỉ số hiển thị, gồm đơn vị đếm, bộ lọc, logic ngày, hệ thống nguồn và cách cập nhật. Báo cáo yêu cầu mở cần nói có tính mục rút lại, trùng không. Đừng để tiêu đề biểu đồ hứa cái nhìn đầy đủ hơn nguồn cho phép.
| Chỉ số đo lường | Định nghĩa cần xác nhận |
|---|---|
| Yêu cầu đang mở | Những trạng thái và loại hồ sơ nào được tính là chưa đóng. |
| Thời gian chờ thông tin | Sự kiện nào bắt đầu và kết thúc khoảng thời gian chờ. |
| Công việc được phân công | Cách xử lý trách nhiệm phụ trách chung và việc phân công lại. |
| Yêu cầu đã hoàn thành | Bằng chứng nào xác nhận hoàn tất thay vì chỉ thay đổi trạng thái. |
| Mức độ cập nhật của dữ liệu | Thời điểm nguồn được cập nhật lần cuối và người xử lý khi việc cập nhật thất bại. |
Đối chiếu bảng theo dõi với hồ sơ thực tế
Chọn các yêu cầu đã biết và tái hiện phép tính phía sau bảng theo dõi. Bao gồm một vụ việc mở lại, một lần phân công lại và một mục kéo dài qua nhiều kỳ báo cáo. Với mỗi sai lệch, kiểm tra lịch sử trạng thái và quy tắc ngày tháng trước khi sửa biểu đồ. Năng lực phân tích thông tin kinh doanh của CLOC kết nối dữ liệu vận hành pháp lý với quyết định kinh doanh; báo cáo cần định nghĩa đáng tin cậy để phục vụ mục đích đó.
Nhờ một đồng nghiệp truy nguyên một con số được hiển thị về nguồn của nó. Họ cần có khả năng xác định bộ lọc và thời điểm chốt báo cáo mà không hỏi người tạo báo cáo ban đầu. Nếu một trường để trống khiến hồ sơ bị loại, hãy nêu giới hạn đó ngay cạnh kết quả.
Sử dụng báo cáo rồi tiếp tục duy trì
Để người đọc mục tiêu giải thích bảng điều khiển gợi ý hành động gì. Nếu cách trình bày chỉ gợi sự tò mò, có thể cần xác định rõ hơn mục đích hỗ trợ quyết định. Với nhóm tại New Jersey, phân tích thời gian tồn đọng theo lý do chờ có thể hỗ trợ trao đổi với người phụ trách phía doanh nghiệp chịu trách nhiệm cung cấp chỉ dẫn còn thiếu. Không nên tự động dùng chỉ số đó để xếp hạng từng luật sư.
Phân công trách nhiệm định nghĩa chỉ số, truy cập, sửa chữa và lỗi cập nhật. Hiển thị rõ nguồn không có hoặc lỗi thời. Khi bộ phận đổi quy trình, ghi ngày, giải thích so sánh lịch sử nào còn hợp lệ. Bảng điều khiển đáng tin có cách chất vấn số liệu và cập nhật ý nghĩa.