Una cita de firma es más sencilla cuando las preguntas sobre el documento se han resuelto de antemano. Confirme la versión y las instrucciones del destinatario antes de concertar una cita con un notario o abrir un enlace de firma electrónica. Esta lista está dirigida a personas que coordinan su documentación; quien firma por una empresa también debe pedir a la organización que confirme sus facultades.
Marque los elementos mientras se prepara. Sus marcas permanecen en esta página.
Resuelva las instrucciones antes de reservar
Comience con el documento completo y sus anexos. Si no entiende lo que le piden firmar, plantee esa pregunta al asesor correspondiente. El coordinador puede concertar la cita una vez que las instrucciones estén claras.
Por ejemplo, una persona puede recibir de un abogado un paquete con una instrucción notarial. El coordinador organiza la cita; el abogado resuelve las preguntas sobre el documento y el notario realiza el acto notarial autorizado.
Compruebe los requisitos de la cita
Pregunte al notario u otro profesional qué necesita llevar y si alguna parte debe quedar sin firmar hasta la cita. El Secretario de Estado de California indica actualmente que un firmante debe comparecer físicamente ante un notario de California para un acto notarial. Una imagen de video no satisface ese requisito. Consulte las instrucciones vigentes al reservar.
Detenga el proceso si cambia la versión
Un documento de reemplazo debe incluir una instrucción sobre el paquete anterior. Pregunte a la persona responsable qué versión corresponde y si debe cancelarse una invitación existente. No suponga que un nuevo nombre de archivo resuelve la cuestión.
En una cita presencial, el cambio puede requerir un nuevo conjunto de páginas u otra organización. En un proceso electrónico, un administrador autorizado podría tener que sustituir el paquete mediante la plataforma. Conserve la confirmación con el registro para que nadie se base después en la versión abandonada.
Reúna el resultado completo
Antes de archivar el documento, compare el paquete devuelto con las instrucciones de firma. Remita las páginas faltantes o las marcas de finalización poco claras al revisor responsable. Una comprobación administrativa no puede determinar los efectos jurídicos del documento.
Un documento firmado puede seguir pendiente de entrega o aceptación por su destinatario. Mantenga esos estados diferenciados. Debe poder decirle a la siguiente persona qué se completó y qué queda, sin reconstruir la cita a partir de mensajes de texto.