Un solo campo de firma mal ubicado puede hacer que un contrato perfectamente aprobado vuelva a circular para su corrección. La administración de firmas electrónicas es el trabajo de preparación que hace que la invitación a firmar coincida con las instrucciones reales. Utilice esta lista de verificación después de que el responsable del documento haya aprobado la versión, los firmantes y el método de firma.
Marque los elementos mientras se prepara. Sus marcas permanecen en esta página.
Prepare el sobre a partir de una versión aprobada
Confirme que el documento sea definitivo para firma y que todos los anexos estén incluidos. Añada destinatarios a partir de información de contacto verificada y asigne las funciones correctas de firma. Coloque los campos de modo que no tapen texto ni inviten a una persona a firmar por la entidad equivocada.
Pruebe la experiencia antes del lanzamiento
Previsualice el documento tal como lo vería cada destinatario. Preste atención a los campos cercanos a los saltos de página y a los anexos que debe revisar un firmante. Si un destinatario tiene más de una función, confirme que la asignación de campos coincida con las instrucciones aprobadas. Un sobre de prueba debe utilizar material de prueba aprobado en lugar de un contrato real.
| Comprobar | Pruebas |
|---|---|
| Documento | Versión aprobada con todos los anexos |
| Destinatarios | Direcciones verificadas y roles autorizados |
| Campos | Firma, fecha e información requerida correctas |
| Autenticación | La configuración coincide con las instrucciones aprobadas |
| Archivo | El registro completado y el certificado se conservan juntos |
Trate las correcciones como un nuevo paso controlado
Si el documento cambia después de enviarse, siga el proceso aprobado de cancelación o corrección de la plataforma y obtenga nuevas instrucciones cuando sea necesario. Evite crear varias versiones activas sin instrucciones claras. Después de la finalización, descargue y compruebe el registro formalizado y las pruebas de finalización, y vincúlelos al acuerdo o asunto al que pertenecen.
Conserve los comprobantes de firma
Conserve juntos el documento firmado y los comprobantes de su transacción. Adobe Acrobat Sign permite descargar un informe de auditoría desde el registro del contrato; otras plataformas tienen sus propios registros de finalización y configuraciones. Verifique qué ofrece el sistema elegido antes de la primera firma real.
Registre el identificador del contrato en el repositorio para poder vincular el PDF conservado con el registro de la plataforma. Compruebe que un colega autorizado pueda recuperar los comprobantes si el remitente original deja la empresa. Siga las reglas de conservación y acceso de la organización al guardar esos materiales.