El nuevo sistema de seguimiento de asuntos ya está en funcionamiento. Una semana después, alguien necesita cambiar un campo y descubre que solo el proveedor de implementación sabe hacerlo. El cierre del proyecto debe evitar esa dependencia innecesaria. Utilice esta lista de verificación mientras el equipo de entrega siga disponible para explicar la configuración y transferir las funciones que conservará el despacho.
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Confirme lo que acepta el despacho
Utilice el alcance y las condiciones de aceptación aprobados al inicio. En un ejemplo práctico, un despacho de Michigan ha introducido un registro compartido del estado de los asuntos. Cerrar el proyecto exige más que una suscripción activa. El despacho necesita pruebas de que los usuarios acordados pueden introducir y revisar información, de que se han conciliado los asuntos abiertos existentes y de que el responsable receptor comprende las limitaciones conocidas.
Transfiera las responsabilidades operativas
Identifique a la persona que mantiene el registro de seguimiento, aprueba los cambios de configuración, ayuda a los nuevos usuarios y gestiona las incidencias. Proporciónele las instrucciones y los accesos necesarios. Evite dejar a un proveedor o antiguo responsable del proyecto como la única persona capaz de explicar una configuración clave.
Tenga en cuenta el proceso anterior
El seguimiento de la GAO sobre la modernización del IRS distingue la migración de la retirada del sistema anterior. Aplique esa distinción al traspaso del despacho. Un nuevo registro de seguimiento no explica qué ocurre con las hojas de cálculo antiguas, los informes guardados o las solicitudes restantes. Los responsables autorizados del despacho deben determinar las disposiciones de conservación y acceso.
Programe una revisión del resultado
La visión de PMI sobre el éxito del proyecto basado en el valor respalda la comprobación de lo que logra el cambio entregado después del traspaso. Para el despacho de Michigan, la revisión puede preguntar si los abogados pueden encontrar el estado actual de un asunto sin solicitar una hoja de cálculo aparte. Elija un momento razonable de revisión y asigne ahora la recopilación de comprobantes, mientras el propósito del proyecto sigue claro.
Conserve un breve registro de lecciones útiles para el próximo proyecto: un campo de datos que generó confusión, una revisión que tardó más de lo previsto o un ejemplo de capacitación que funcionó. No exija una retrospectiva extensa para conservar una decisión útil. El cierre está completo cuando el despacho puede operar, mantener y cuestionar el resultado sin depender del equipo original de ejecución.