El consejo ha visto el informe de actividad. Ahora necesita decidir si financia la siguiente fase. La presentación para esa reunión debe aclarar desde el principio el compromiso propuesto y después mostrar por qué se justifica. Al elaborar una presentación, cada diapositiva necesita una razón para estar ahí. Los antecedentes deben estar donde los lectores puedan encontrarlos sin perder el hilo del argumento.
El encargo: una decisión, una audiencia
Para una organización sin fines de lucro de California que solicita a su junta aprobar un nuevo programa, identifique la decisión solicitada, el costo propuesto, las actividades previstas y los supuestos sin resolver. Separe la información que la junta necesita ahora de los antecedentes que corresponden a un anexo. Escriba una finalidad de una sola frase para cada diapositiva. Si dos diapositivas expresan lo mismo, combínelas o asigne a cada una una función distinta. Mantenga en el autor la responsabilidad de aprobar los hechos y el contenido sustantivo.
Dé a las pruebas una secuencia legible
Una presentación para tomar decisiones debe permitir que el público comprenda por qué la recomendación se desprende de las pruebas. El siguiente ejemplo es una estructura propuesta, no la descripción de un encargo de un cliente.
Utilice una tipografía legible y evite las tablas densas que solo funcionan en el monitor grande del autor. Sustituya una captura de una hoja de cálculo por un gráfico o una tabla pequeña con los valores pertinentes. Etiquete los datos con claridad y conserve las referencias de las fuentes. Compruebe el contraste, el orden de lectura y las descripciones significativas de los elementos visuales. No dependa únicamente del color para distinguir las opciones. Si la presentación debe entenderse por sí sola después de la reunión, incluya el contexto que los lectores necesitarán sin el ponente.
| Elemento | Qué registrar |
|---|---|
| Decisión | Apruebe una prueba piloto definida y su límite de gasto. |
| Necesidad | Describa el problema del público con pruebas aprobadas. |
| Propuesta | Explique las actividades, los responsables y los plazos. |
| Ventajas y desventajas | Muestre las alternativas, las limitaciones y los supuestos. |
| Registro de aprobación | Indique la decisión exacta y las condiciones que deben quedar registradas. |
Revise los archivos que recibirá la audiencia
Revise la presentación, el archivo editable y cualquier exportación a PDF. Confirme que los enlaces funcionen, las fuentes se muestren correctamente y las notas del presentador no contengan comentarios internos involuntarios. Pida a un colega que identifique la decisión solicitada después de una lectura rápida. Si no puede, refuerce la apertura y la petición final. Entregue juntos el archivo editable, los recursos de origen aprobados y la exportación final para que la próxima actualización no comience con una copia sin elementos editables.
El recurso de presentaciones de la GSA, actualizado en julio de 2026, ofrece directrices de creación y pruebas en Microsoft PowerPoint. Considera la accesibilidad parte de la producción del archivo. Es un estándar de producción útil incluso cuando una empresa privada no está sujeta a los mismos requisitos federales.