Humingi ng nilagdaang kasunduan at draft ang ipinadala. Magtanong tungkol sa renewal at magkaiba ang petsa sa dalawang spreadsheet. Mahirap ang contract management kung hindi matukoy ng pangkat kung anong rekord ang mayroon. Ipinapakita ng pampublikong audit ng VA kung paano maaaring may mahahalagang kasunduang nawawala sa tila maayos na imbentaryo.
Ano ang Natuklasan ng VA Audit
Natuklasan ng pagsusuri ng GAO noong Enero 2024 na hindi isinama ng Department of Veterans Affairs ang medical at social services contract sa bahagi ng service contract analysis. Ang mga iyon ang kumakatawan sa karamihan ng gastos sa kategoryang nangangailangan ng mas mataas na pansin ng pamunuan. Nakatulong sa pagkakaligta ang maling pagkaunawa sa classification guidance.
Tungkol sa saklaw ang aral para sa legal department: maaaring magkakatugma sa loob ang ulat ngunit hindi isama ang buong kategorya ng gawain. Nagbigay kalaunan ang VA ng mga pamamaraang tumutugon sa inventory at pagbabago sa service code; itinatala ng GAO ang follow-up sa mga update ng rekomendasyon.
Magsimula sa Labas ng mga Folder ng Legal
Ang repository ng kontratang binuo mula sa inbox ng Legal ay magpapakita lamang ng dumating sa inbox ng Legal. Ihambing ito sa hiwalay na rekord ng negosyo, gaya ng listahan ng aktibong supplier ng Procurement. Tanungin ang responsable sa negosyo kung saan itinatago ang nilagdaang mga tuntunin at kung binago ang mga ito ng mga sumunod na dokumento.
Pumili ng maliit na sample na kaya ninyong siyasatin nang maayos. Isama ang isang matagal nang supplier, isang kamakailang nakuhang ugnayan, at isang kasunduang may ilang susog. Mga iminungkahing pagsusuri ang mga ito, hindi mga natuklasan tungkol sa inyong portfolio. Layunin nitong alamin kung paano naghihiwalay ang mga dokumento bago palawakin ang pagsasaayos.
Iugnay ang mga Dokumento Bago Kunin ang mga Petsa
Maaaring tumukoy ang master agreement sa isang schedule habang binabago ng amendment ang probisyon sa abiso. Panatilihin ang mga ugnayang ito. Kung may nawawalang dokumento o malabo ang epekto nito, italaga ang tanong sa may pananagutan sa kontrata o legal na tagasuri.
| Tanong | Ano ang Itatala |
|---|---|
| Mahahanap ba Natin ang Nilagdaang Kasunduan? | Lokasyon ng pinagmulan nito, mga entidad na lumagda sa kontrata, at identifier. |
| Ano ang Nagbago Pagkatapos Pumirma? | Mga naka-link na amendment, schedule, at interpretasyong kinumpirma ng tagasuri. |
| Ano Pa ang Kulang? | Tiyak na kahilingan ng dokumento at taong nagfo-follow up. |
| Sino ang Gagamit ng Rekord na Ito? | Responsable sa negosyo para sa renewal o obligasyon. |
Ipatugon sa Software ang Inyong Aktuwal na Problema
Gamitin ang sample sa demo ng contract lifecycle management. Ipakita sa vendor kung paano binabago ng amendment ang petsa nang hindi binubura ang orihinal na rekord. Pagkatapos, itanong ang mangyayari kung wala ang kinakailangang dokumento.
Isulat ang natitirang manu-manong gawain. Kapaki-pakinabang lamang ang automated reminder kung maaasahan ang petsa at may responsable sa desisyon. Nagbibigay ang pagsasanay na ito sa legal team ng kongkretong batayan sa paghahambing ng bagong plataporma at pag-aayos ng kasalukuyang repository.
Bigyan ang Register ng Regular na Pag-update
Magpasya kung paano mapupunta sa repositoryo ang isang nilagdaang susog at kung sino ang susuri sa mga apektadong field. Magsama ng paraan para maipaalam ng Procurement o Pananalapi ang isang ugnayang nawawala sa rehistro. Ulitin ang sample na pagsusuri sa saklaw pagkatapos ng isang pagkuha ng negosyo o paglilipat ng sistema.
Ang kapaki-pakinabang na sukatan ay kung mahahanap ng kasamahan ang naaangkop na dokumento at maipapaliwanag ang susunod na aksiyon. Kaunti ang sinasabi tungkol doon ng mas maraming row lamang.