Madalas pinakamabilis na paraan sa pagsisimula ng dokumento ang pagkopya sa nauna. Ganyan din napapasama sa bagong matter ang lumang sugnay, detalye ng ibang kliyente, o hindi aprubadong pagbabago. Dapat magbigay ang library ng contract template ng law firm ng maaasahang panimulang file at sapat na konteksto sa pagpili. Saklaw ng gabay na ito ang paglalathala, pag-alis sa paggamit, at pagpapanatili ng mga file habang kontrolado ng abogado ang drafting.
Ihanda ang Library
Ihiwalay ang mga precedent ng firm sa aprubadong form para sa partikular na kliyente at mga matter draft. Bigyan ang bawat template ng matatag na identifier, layunin, responsable, petsa ng rebisyon, at tala sa pinahihintulutang paggamit. Ilarawan kung kailan dapat humingi ang kawani ng direksiyon sa nangangasiwang abogado. Hindi sapat ang pamagat na “Standard NDA” upang ihiwalay ang supplier form sa kasunduang may kaugnayan sa trabaho.
- Huwag ilagay ang materyal ng kliyenteng kumpidensiyal o protektado ng legal privilege sa mga folder ng precedent na walang paghihigpit sa access.
- Tukuyin ang field na maaaring kumpletuhin ng kawani at probisyong nangangailangan ng tagubilin ng abogado.
- Itala kung sino ang maaaring mag-apruba ng pagbabago at saan nakatago ang aprubadong source file.
Ilabas ang Aprubadong Bersiyon
Ihiwalay ang kasalukuyang ginagawa sa nailathalang library. Matapos aprubahan ng nakatalagang abogado ang rebisyon, ilathala ang bagong bersiyon at i-archive ang nauna. I-update ang mga link sa tagubilin sa pagbubukas ng matter at sa workflow ng dokumento. Nagbibigay ang GSA Forms Library ng pampublikong halimbawa ng nakikitang mga identifier ng form, petsa ng rebisyon, at label ng lipas na form; hindi kailangang maging sariling mga tuntunin ng firm ang nilalaman ng mga form nito.
| Aytem na Ilalabas | Tanong na Dapat Lutasin |
|---|---|
| Layunin | Para sa aling matter o transaksiyon aprubado ang template na ito? |
| Pag-apruba | Aling abogado ang nag-apruba sa eksaktong bersiyong ito, at kailan? |
| Bersyon para sa Kliyente | May pananalita o impormasyon bang para lamang sa isang partikular na kliyente? |
| Nakaraang Bersiyon | Aling link ang dapat baguhin, at saan itatago ang inalis sa paggamit na file? |
Mga Pinagmulan
Subukan ang Paglalabas sa Bagong Matter
Halimbawa: ina-update ng firm sa California ang vendor agreement na inaprubahan ng abogado. Nakakita ang paralegal na nagbubukas ng bagong matter ng lumang email attachment. Sa halip na mga sugnay lamang ang ihambing, sinusuri niya ang library identifier at tinatanong ang nangangasiwang abogado kung aling bersiyon ang naaangkop sa kliyente. Inaayos pagkatapos ng library owner ang lipas na link sa matter-opening instruction. Itala ang pagkakatuklas bilang maintenance issue, hindi dahilan para patungan ang nilagdaang kasunduan ng kliyente.
Panatilihin ang Aktuwal na Ginagamit ng mga Abogado
Pumili ng abogadong mananagot sa bawat modelong dokumento at ng tagapangasiwang magpapanatiling napapanahon sa mga inilathalang file nito. Dapat may maikling tala ang bawat pagbabago na nagpapaliwanag kung sino ang kailangang gumamit ng bagong bersyon at kung kailan. Kung paulit-ulit na lumilitaw ang lumang kalakip, hanapin ang email template, pahina sa intranet, o checklist sa pagbubukas ng usaping nagpapamahagi nito.
Paminsan-minsan, hilingin sa taong hindi bumuo ng library na hanapin ang tamang dokumento para sa tiyak na sitwasyon ng kliyente. Obserbahan kung saan siya nag-aatubili. Maaaring mas makagambala ang kulang na tala sa paggamit kaysa sa magulong folder. Ihiwalay ang mga bersiyong para sa partikular na kliyente at panatilihin ang kasaysayan ng pag-apruba upang makita ng susunod na tagasuri kung aling tagubilin ang naaangkop.