Dumarating ang kahilingang minarkahang urgent. Isang kompanya ang pinapangalanan sa draft, iba sa purchase order, at walang naka-attach na statement of work. Bago masuri ng abogado ang mga tuntunin, kailangang buuing muli ng isang tao ang transaksiyon. Maagang natutukoy ng mahusay na contract intake process ang mga kakulangang ito. Gamitin ang checklist na ito upang pagbutihin ang mga kahilingang pumapasok sa inyong legal department, saka iangkop sa mga tanong na kailangang masagot ng pangkat.
Lagyan ng Tsek ang mga Item Habang Naghahanda. Mananatili sa Pahinang Ito ang Inyong mga Tsek.
Kumpirmahing Handa Nang Simulan ang Kahilingan
Ihambing ang kahilingan sa draft at mga kalakip nito. Hingin lamang ang impormasyong kailangan upang piliin ang daan ng pagsusuri o maunawaan ang transaksyon. Kung may ilang tanong na paulit-ulit na walang sagot, subukin kung nauunawaan ng karaniwang humihiling ang mga iyon. Itabi ang unang isinumite kapag may nagwasto ng sagot, upang manatiling malinaw ang kasaysayan ng pagsusuri.
Piliin ang Susunod na Responsable
Dapat ilapat ng intake coordinator ang aprubadong routing question at i-escalate ang kawalang-katiyakan. Ibinabalik sa responsable ang kulang na impormasyon ng negosyo. Sa abogado ang tanong tungkol sa legal na tuntunin. Sumusunod sa itinatag na review path ng departamento ang tanong sa security, privacy, finance, at insurance.
Subukan ang Pagpapasa Bago I-automate
Buksan ang bawat attachment. Tingnan kung tugma ang mga panig sa draft at intake record at kung inilalarawan ang iminungkahing gawain sa statement of work. Pagkatapos, suriin ang sample ng mga ibinalik na kahilingan. Kung paulit-ulit na hindi nasasagot ng empleyado ang tanong sa data, baguhin ang pagkakasulat o magpakita ng halimbawa ng kinakailangang impormasyon.
Bago i-automate ang ruta, subukan ang kahilingang kulang ang attachment at ang isa na umalis na ang business owner. Dapat makarating ang dalawa sa makalulutas sa isyu. Bilangin kung gaano kadalas ibinabalik ang kahilingan at aling tanong ang sanhi. Nagbibigay ito ng kongkretong batayan sa intake owner upang pagbutihin ang form.
Panatilihin ang Layunin ng Negosyo Kasama ng Kasunduan
Panatilihin ang orihinal na purchase request kasama ng nilagdaang kasunduan at rekord ng pagsusuri nito. Maaaring ipaliwanag ng layunin ng negosyo kung bakit isinama ang hindi karaniwang petsa ng delivery o kinakailangan sa site. Nagbibigay ang FAR 4.803 ng pampublikong halimbawa sa recordkeeping sa pamamagitan ng paglista sa mga purchase request at planning record bilang bahagi ng federal contract file. Dapat gamitin ng pribadong organisasyon ang sarili nitong aprubadong retention rules at iugnay ang kahilingan sa pinal na kontrata.