律所文件排版：检查工作文件

确认获批来源

操作示例：纽约律所由多位律师共同编写长篇客户报告。改布局前先明确获批草稿、接收人及格式，并商定任务包括文字编辑还是仅排版。

• 保留提供的来源及版本编号。
• 标明未经审核编辑不得更改的措辞。
• 确认所需标题、附录及提供的格式要求。
• 指定批准最终措辞及发布的人员。

先修复结构，再改善外观

为标题、正文、列表、注释和表格采用少量样式。GSA 2026 年 4 月文件指南强调可用电子结构及导航，可作制作参考，但不意味着联邦要求自动适用。

• 用定义好的样式替代手动标题间距。
• 添加或移动章节后检查编号。
• 使用有意义的表格标题，以及符合论证顺序的阅读顺序。
• 从源文件更新目录链接及交叉引用。

测试文件中的脆弱部分

在工作副本插入长标题、移动章节并后加脚注，检查编号和交叉引用是否正确更新。跨页表格应重复表头，限定说明贴近数字。修复底层样式，并保持文字可读。

客户报告应请同事沿引用找到附录，再返回结论；编辑文件和导出 PDF 都要测试。屏幕阅读需要可用导航，纸质版也需要准确页码引用。

一起发布正确版本

最终导出与源文件分开审核，确认标题、页码、表格和获批图形正确。按律所发布指示检查批注、修订和元数据，由负责律师决定可分享内容。

• 必要时将最终措辞与获批内容对照。
• 交付可编辑源文件及约定的最终导出文件。
• 附简短说明，解释特殊样式或版式例外。
• 将最终批准和版本编号与发布文件一起保存。