Napansin ng kliyente ang maling baybay ng pangalan matapos dumating ang imbitasyong pumirma. Maaaring madali ang pagwawasto, ngunit nagdudulot ng pag-aalinlangan sa tamang bersiyong pipirmahan ang pagpapadala ng kapalit na hindi naitatala. Nagbibigay ang gabay na ito sa koordinasyon ng pagpirma ng paraan sa law firm upang hawakan ang mga pagbabago habang pinananatili ang pag-apruba ng abogado at kumpletong rekord ng ibinalik na dokumento.
Ihanda ang Signing Record
Kunin ang signing list na inaprubahan ng abogado at tukuyin ang eksaktong bersiyon ng bawat dokumento. Itala ang pipirma at kapasidad kung saan siya pipirma. Lutasin ang hindi pagtutugma ng signature block at tagubilin bago ihanda ang pakete.
Sa elektronikong pagpirma, makatutulong ang platform history sa pag-uugnay ng dokumento at pangyayari sa transaksiyon. Halimbawa, may nada-download na audit report ang Adobe Acrobat Sign. Kumpirmahin ang completion evidence ng napiling platform at kung paano itatago ng firm kasama ng nilagdaang rekord. Kinukumpirma ng abogado kung angkop sa kinakailangan ng dokumento ang paraan ng pagpirma.
Isaayos ang Pagkakasunod ng mga Tao at Dokumento
Kumpirmahin kung aling mga pag-apruba o lagda ang kailangang mauna at kung aling mga dokumento ang maaaring sabay na umusad. Suriin ang availability at iskedyul na itinakda ng responsableng abogado. Sabihin sa mga lalagda kung paano magtanong, kung kailangan nilang maghintay ng saksi o notaryo, at kung paano ibabalik ang nakumpletong set. Huwag ipagpalagay ang mga kinakailangan sa pormal na paglagda batay sa huling katulad na usapin.
| Itala | Kinumpirma Ni |
|---|---|
| Bersiyon para sa Paglagda | Responsableng abogado o awtorisadong may pananagutan sa dokumento. |
| Pipirma at Kapasidad | Proseso ng pag-apruba ng kliyente at mga tagubilin ng abogado. |
| Paraan at mga Pormalidad | Naaangkop na propesyonal o tatanggap. |
| Pagkakasunod ng Paglalabas | Abogadong namamahala sa transaksiyon. |
| Lokasyon ng Pagbabalik | Nakatalagang taong nagpapanatili ng signing record. |
Hawakan ang Eksepsiyon Nang Walang Bagong Aktibong Draft
Sa halimbawa, nagko-coordinate ang firm sa California ng aprubadong settlement document ng indibidwal na kliyente. Napansin ng pipirma ang pagkakaiba sa pangalan bago pumirma. Itinigil muna ng coordinator ang apektadong dokumento, itinala ang tanong, at ibinalik sa responsableng abogado. Hindi niya kusang inedit ang execution copy. Pagkaapruba ng binagong bersiyon, binabawi ang naunang imbitasyon o pakete ayon sa napagkasunduang proseso.
Itala ang desisyon at sabihin sa mga apektadong kalahok kung aling bersiyon ang dapat sundin. Maaaring mag-iwan ng dalawang bersiyong sabay na umiikot ang tahimik na pag-email ng kapalit.
Pagtugmain ang Nilagdaang Set
Ihambing ang mga ibinalik na dokumento sa aprubadong listahan ng lalagdaan. Suriin ang mga lagda, pahina, at kalakip nang hindi binabago ang nilagdaang teksto. Ilapit sa abogado ang mga hindi pagkakatugma at itala ang ibinigay na tagubilin. Itabi ang katibayan ng pagkumpleto kasama ng pormal na nilagdaang rekord at itala kung saan iniingatan ang mga orihinal na papel.
Sabihin sa kliyente kung paano ma-access ang kaniyang mga kopya. Kung may itinalagang dagdag na administratibong gawain ang abogado, pangalanan ang responsable at panahon nito. Dapat malinaw na matukoy ang bahagyang pagbabalik upang hindi mapagkamalan ng ibang kasapi bilang kumpletong closing set.