Nilagdaan na ang kasunduan, ngunit wala sa download ang schedule na tinutukoy nito. Kailangan pa ng pansin ang gawain sa pagpirma. Ang pangangalap ng nilagdaang dokumento ang pinal na pagtutugma para sa law firm: paghahambing ng ibinalik sa inaprubahan ng abogado at pagbibigay sa kliyente ng rekord na makukuha niya sa hinaharap.
May Kulang Pa Ring Schedule ang Nilagdaang Kasunduan
Halimbawa: nagko-coordinate ang law firm sa Nevada ng electronic signing para sa business client at dina-download ang pangunahing kasunduan. Tinutukoy ng dokumento ang schedule na hiwalay na ipinadala habang sinusuri. Tinitingnan ng coordinator ang aprubadong signing package, kinukuha ang tamang schedule, at ipinapasa ang kumpletong set para kumpirmahin. Nananatiling hindi kumpleto ang repository entry hanggang lutasin ng responsableng abogado ang pagkakaiba.
Itugma sa Listahan ng mga Pipirma
Magsimula sa aprubadong listahan ng dokumento at kinakailangang pipirma. Kumpirmahin kung alin ang kumpleto, natitira pa, o napalitan na. Tiyaking kasama sa itinagong set ang mga exhibit at schedule na nakapangalan sa nilagdaang dokumento.
Huwag pagsamahin ang mga pahina ng lagda sa ibang draft nang walang tahasang pahintulot mula sa responsableng abogado o may-ari ng dokumento. Kung kailangang pagsama-samahin ang magkakahiwalay na nilagdaang kopya, sundin ang aprubadong mga tagubilin at panatilihin ang mga rekord na bumubuo sa mga ito.
Gumawa ng Tala para sa Pormal na Nilagdaang Rekord
Gumamit ng matatag na agreement o matter reference at itala ang mga panig, petsa ng pagpirma na kinumpirma ng tagasuri, responsable, at lokasyon ng imbakan. I-link ang completion certificate o kaugnay na delivery evidence sa parehong entry. Itala kung saan nakatago ang anumang orihinal na papeles.
| Suriin | Rekord na Itatago |
|---|---|
| Pagkakumpleto | Nilagdaang dokumento at lahat ng kinakailangang attachment |
| Bersiyon | Reference ng aprubadong bersiyon para sa pagpirma |
| Ebidensiya | Sertipiko ng pagkumpleto o ibang napagkasunduang rekord |
| Mga Orihinal | Taong pisikal na nag-iingat at lokasyon kung kaugnay |
| Pagpapasa | Business owner at pananagutan sa follow-up |
Iugnay ang Rekord sa Susunod na Mangyayari
Ipaalam sa responsable sa negosyo kung saan nakatago ang pinal na dokumento at tukuyin ang anumang administratibong pagpapasang hinihingi ng abogado. Dapat maipasa sa nakatalagang mga responsable ang mga petsa ng renewal, obligasyon sa pag-uulat, o hakbang sa filing sa dokumentadong proseso. Hindi dapat maging hindi nasuring interpretasyon ng obligasyon sa kontrata ang mismong pangangalap. Isara ang gawain kapag nakumpirma ang kumpletong rekord at pagpapasa nito.
Panatilihin ang Ebidensiya ng Transaksiyon
Maaaring hiwalay na panatilihin ng electronic signing platform ang kasaysayan ng transaksiyon at kumpletong kasunduan. Halimbawa, may nada-download na audit report ang Adobe Acrobat Sign. Tingnan ang mga available na rekord ng napiling platform at panatilihin ang ebidensiyang hinihingi ng tagubilin ng firm kasama ng kaukulang nilagdaang dokumento.
Huwag umasa sa pansamantalang download link o inbox ng orihinal na nagpadala bilang tanging daan patungo sa rekord. Tiyaking makukuha ito ng ibang awtorisadong kasamahan mula sa file ng usapin. Praktikal na pagsusuri ito sa pagkumpleto na maaaring ulitin ng pangkat bago isara ang bawat takdang gawain sa paglagda.