연표는 이메일을 인용하지만 첨부가 없습니다. 검토자가 색인에서 맞는 제목을 찾아도 문서를 다른 사람에게 요청해야 합니다. 소송 지원은 피할 수 있는 검색을 없애야 합니다. DOJ 공개 검토는 기록 목록화와 권한 있는 검토자의 실제 접근 사이 간극을 보여줍니다.
DOJ 검토의 발견 사항
2021년 9월 DOJ 감찰관 보고서는 FBI의 비위 징계 심사 절차를 조사했습니다. 검토된 업무 흐름에서는 문서 표지의 정보만 Sentinel에 입력하고 원문은 종이 파일에 남겼습니다. 보고서는 이러한 부분 도입으로 인한 검색 지연과 행정 부담을 설명했습니다.
이는 당시 조사 절차의 역사적 발견이며 현재 FBI 시스템에 대한 설명이 아닙니다. 법률사무소의 교훈은 색인에서 원증거로 가는 경로를 시험하라는 것입니다.
참조 하나를 끝까지 추적
사건 연표의 항목 하나를 골라 검토 변호사의 접근 권한으로 원자료를 여십시오. 이메일이라면 승인 수집 지침에 따라 메시지와 첨부가 보관되어 있는지 확인하십시오. 종이 원본이면 보관자와 확보 방법을 정하십시오.
제안된 검토 방법입니다. 완전해 보이는 폴더만으로 수집이 끝났다고 믿지 마십시오. 미해결 첨부나 불명확한 날짜는 미완료 목록에 두어 변호사가 추가 업무를 결정하게 하십시오.
다른 검토자가 이해할 설명을 사용하십시오
색인은 함께 사용하는 업무 정보입니다. “중요 이메일”, “최종 증거” 같은 명칭을 피하십시오. 항목을 사실대로 설명하고 보존된 원자료와 연결하십시오.
| 질문 | 확인할 사항 |
|---|---|
| 출처가 어디입니까? | 기록 제공자, 수령일, 보존 원자료 위치. |
| 이 항목은 무엇을 설명합니까? | 작성자, 날짜, 문서 유형이 실제 자료와 일치합니다. |
| 검토자가 파일을 열 수 있습니까? | 검토자의 허가된 접근 권한으로 링크가 작동합니다. |
| 무엇이 빠져 있습니까? | 구체적인 요청에 후속 처리 담당자가 지정됩니다. |
작업용 사본을 식별 가능하게 유지하십시오. 자료의 이름을 정하거나 복사·정리할 때 변호사의 보존 및 취급 지침을 따르십시오.
파일과 함께 질문 인계
사실관계 연표, 문서 색인, 미해결 요청을 함께 제공하십시오. 출처가 충돌하면 매끄러운 단일 이야기로 고치지 말고 충돌을 기록하십시오. 그 불확실성이 변호사의 분석에 중요할 수 있습니다.
서류 제출이나 심리 전에 담당 검토자에게 주요 참조 몇 개를 시험하게 하십시오. 도움을 받을 시간이 있을 때 접근 문제를 수정하십시오. 행정 준비가 증거 가치를 결정한다는 인상을 주지 않으면서, 수집 완료 자료와 변호사의 평가가 남은 자료를 쉽게 구분할 수 있도록 인계하십시오.