Tumatawag ang prospective client sa Biyernes. Nasa abogado ang mensahe, nasa assistant ang mga attachment, at walang matter number ang billing. Kailangang ipaliwanag ng intake workflow ng law firm kung paano pagsasamahin ang mga ito. Magsimula sa umiiral na mga kinakailangan ng firm sa engagement, saka linawin ang bawat administratibong pagpapasa upang magawa ito ng kasamahan nang hindi hinahabol ang kasaysayan.
Sundan ang Kamakailang Inquiry
Gumamit ng naaangkop na natapos na halimbawa na may access na pinahintulutan ng firm. Sundan kung paano dumating ang contact detail, sino ang humingi ng dagdag na impormasyon, kailan nagpasya ang abogado sa engagement, at paano natanggap ng pangkat ang file. Panatilihin sa itinatag na prosesong inaprubahan ng abogado ang conflict, identity, at engagement check ng firm. Iminamapa ng coordinator ang mga pagsusuring iyon; hindi lumilikha ng bagong legal na pamantayan ang diagram.
Pangalanan ang Rekord sa Bawat Pagpapasa
Sa halimbawa, tumatanggap sa telepono ang litigation firm sa Ohio ng inquiry ng prospective client. Itinatala ng intake coordinator ang minimum na impormasyong kailangan sa paunang proseso. Abogado ang tumutukoy kung maaari at paano magpapatuloy. Pagkatapos ng engagement steps, natatanggap ng matter team ang aprubadong tagubilin at file reference. Kailangan ng koneksiyon ang mga rekord ngunit hindi pare-pareho ang access o katayuan.
| Itala | Ano ang Kailangan ng Susunod na Tao |
|---|---|
| Inquiry | Paraan ng pakikipag-ugnayan, buod ng kahilingan, at susunod na aprubadong hakbang sa pagtanggap. |
| Desisyon sa Engagement | Awtorisadong desisyon at anumang kondisyon o bukas na tanong. |
| Pagpapasa ng Matter | Itinalagang abogado, napagkasunduang saklaw, aprubadong dokumento, at susunod na administratibong aksiyon. |
Iguhit ang mga Ruta ng Pagbabalik
Isama ang hindi kumpletong inquiry, kahilingang tinanggihan ng firm, at kliyenteng may bagong impormasyon matapos ang review. Ipakita kung sino ang tatanggap ng pagwawasto at kung kailangang balikan ang naunang desisyon. Hindi dapat mag-imbento ng ruta ang kawani kapag huminto ang karaniwang sequence. Kung tumutulong ang sistema sa classification, ipakita ang human check at stop condition sa tabi ng automated action.
Subukan Kasama ng mga Gumagawa ng Gawain
Idaan ang karaniwang kahilingan at eksepsiyon sa iminungkahing daloy. Hilingin sa tatanggap na ipaliwanag ang susunod na aksiyon gamit lamang ang rekord na natanggap niya. Ang kulang na konteksto ay natuklasan sa disenyo, hindi dahilan upang gabayan ang tao sa nabigong test. Itala ang kailangang baguhin sa form, pahintulot, o tagubilin bago ipakilala ang proseso.
Suriin ang Ibinubunyag ng Trial
Pagkatapos ng trial, ihambing ang iminungkahing workflow sa rutang aktuwal na sinunod ng kawani. Kung nag-eemail pa rin ang assistant sa abogado upang malaman kung maaaring buksan ang matter, alamin kung anong impormasyon ang hindi ipinakita ng rekord. Baguhin ang kaugnay na field o tagubilin, saka muling subukan ang parehong kaso. Ihiwalay ang desisyon ng abogado sa pagtanggap sa setup na ginagawa ng administrator.
Inirerekomenda ng gabay sa pagpapatupad ng ABA noong 2026 na isali ang mga gagamit ng sistema at ipakilala ito sa pilot. Direktang kaugnay ito sa intake: kailangang subukan ng kawani ang gawaing isasagawa nila gamit ang sarili nilang pahintulot bago umasa ang firm sa bagong ruta.