서명란 하나가 잘못 배치되면 완벽히 승인된 계약도 수정을 위해 다시 돌아옵니다. 전자서명 행정은 서명 초대가 실제 지시와 일치하게 하는 준비 작업입니다. 문서 담당자가 버전, 서명자, 서명 방식을 승인한 뒤 이 점검표를 사용하십시오.
준비하면서 항목을 확인하세요. 체크 상태는 이 페이지에 유지됩니다.
승인 버전으로 전자서명 묶음을 준비하십시오
서명용 최종 문서이며 모든 증거자료가 포함되었는지 확인하십시오. 검증된 연락처로 수신자를 추가하고 올바른 서명 역할을 배정하십시오. 서명란이 내용을 가리거나 잘못된 법인을 대신해 서명하도록 유도하지 않게 배치하십시오.
배포 전에 사용 경험을 시험하십시오
각 수신자에게 보이는 방식으로 문서를 미리 보십시오. 페이지 경계의 입력란과 서명자가 검토할 첨부자료에 주의하십시오. 수신자가 여러 역할을 맡으면 입력란 배정이 승인 지시와 맞는지 확인하십시오. 시험용 전자서명 묶음에는 실제 계약 대신 승인된 테스트 자료를 사용하십시오.
| 점검 | 증거 |
|---|---|
| 문서 | 모든 첨부를 포함한 승인 버전 |
| 수신자 | 검증된 주소 및 승인 역할 |
| 항목 | 올바른 서명, 날짜, 필수 정보 |
| 인증 | 설정이 승인 지시와 일치합니다 |
| 보관 | 완료 기록과 증명서를 함께 보관합니다 |
수정은 새 통제 단계로 다루십시오
발송 후 문서가 바뀌면 플랫폼의 승인 취소·수정 절차를 따르고 필요하면 새 지시를 받으십시오. 명확한 지침 없이 여러 활성 버전을 만들지 마십시오. 완료 후 체결 기록과 완료 증빙을 내려받아 확인하고 해당 계약·사건에 연결하십시오.
서명 증빙을 보존하십시오
서명 문서와 거래 증빙을 함께 보관하십시오. Adobe Acrobat Sign에서는 계약 기록에서 감사 보고서를 다운로드할 수 있으며 다른 플랫폼은 자체 완료 기록과 설정을 제공합니다. 첫 실제 서명 전에 선택한 시스템의 제공 기능을 확인하십시오.
보관 PDF를 플랫폼 기록과 대조할 수 있도록 저장소에 계약 식별번호를 기록하십시오. 원래 발송자가 퇴사해도 권한 있는 동료가 증빙을 찾는지 확인하십시오. 자료 보관 시 조직의 보존·접근 규칙을 따르십시오.