계약은 서명되었지만 참조된 부속서가 다운로드에 없습니다. 서명 업무는 아직 주의가 필요합니다. 체결 문서 수집은 회수본을 변호사 승인과 대조하고 고객이 나중에 찾을 기록을 제공하는 법률사무소의 최종 대조 작업입니다.
서명 계약에 여전히 부속서가 빠져 있습니다
예시: Nevada 법률사무소가 기업 고객의 전자서명을 조율하고 주계약을 내려받습니다. 문서는 검토 중 별도 발송된 부속서를 참조합니다. 조율자는 승인 서명 묶음을 확인하고 올바른 부속서를 확보하여 전체를 확인받도록 보냅니다. 담당 변호사가 불일치를 해결할 때까지 저장소 항목은 미완료 상태입니다.
서명 목록과 대조하십시오
승인 문서 목록과 필수 서명자부터 시작하십시오. 완료·미완료·대체 항목을 확인하십시오. 서명 문서에 명시된 증거자료와 부속서가 보관 묶음에 포함되어 있는지 확인하십시오.
담당 변호사나 문서 책임자의 명시적 승인 없이 서명 페이지를 다른 초안과 합치지 마십시오. 각 통 서명본을 취합해야 하면 승인 지침을 따르고 구성 기록을 보존하십시오.
체결 기록 항목 만들기
고유 계약·사건 참조와 함께 당사자, 검토자가 확인한 체결일, 담당자, 저장 위치를 기록하십시오. 완료 인증서나 전달 증빙을 같은 항목에 연결하고 종이 원본 위치도 표시하십시오.
| 점검 | 보관할 기록 |
|---|---|
| 완전성 | 서명 문서 및 모든 필수 첨부자료 |
| 버전 | 승인된 서명용 버전 참조 |
| 증거 | 완료 증명서 또는 합의된 기타 기록 |
| 원본 | 해당하는 경우 실물 보관자와 위치 |
| 인계 | 현업 담당자 및 후속 처리 책임 |
기록을 다음 단계에 연결
최종 문서의 저장 위치를 현업 담당자에게 알리고 변호사가 요청한 행정 인계를 확인하십시오. 갱신일, 보고 의무, 제출 단계는 문서화된 절차로 지정 담당자에게 전달해야 합니다. 수집 자체가 검토되지 않은 계약 의무 해석이 되어서는 안 됩니다. 완전한 기록과 인계가 확인되면 업무를 종료하십시오.
거래 증빙을 보관하십시오
전자서명 플랫폼은 완료 계약과 별도로 거래 이력을 보관할 수 있습니다. 예를 들어 Adobe Acrobat Sign은 다운로드 가능한 감사 보고서를 제공합니다. 선택 플랫폼의 기록을 확인하고 사무소 지침에 필요한 증빙을 해당 서명 문서와 함께 보관하십시오.
임시 다운로드 링크나 원발신자의 받은편지함만을 기록 접근 경로로 삼지 마십시오. 다른 승인 동료가 사건 파일에서 찾을 수 있는지 확인하십시오. 서명 업무 종료 전에 반복할 수 있는 실용적인 완료 점검입니다.